Waktu Tatap Muka dengan Karyawan Tetap Penting

Beri tahu sekelompok karyawan bahwa Anda ingin lebih banyak waktu tatap muka dan bersiaplah untuk mendesah dan memutar mata. Banyak yang melihat waktu tatap muka sebagai kejahatan yang diperlukan karena rasanya seperti membuang-buang waktu, di mana mereka harus muncul dan dilihat karena alasan politik, bukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang berarti dengan cara yang paling cepat.

Penelitian memperkuat apa yang kita ketahui secara intuitif: Dilihat berkonotasi dengan sifat positif seperti komitmen, meskipun kita hanya duduk di sana. Sekarang lingkungan kerja jarak jauh dan hybrid adalah norma profesional — dan tampaknya tetap seperti itu — karyawan siap untuk membuang apa yang secara tradisional kita kenal sebagai “waktu tatap muka” ke arsip.

Paling sering, orang yang meminta waktu tatap muka adalah para pemimpin yang mencoba membuat orang kembali ke kantor, berharap untuk mendapatkan kembali pola pra-pandemi. Saya baru-baru ini berbicara dengan seorang CEO yang menyesali betapa sulitnya sekarang untuk melihat apa yang sedang dikerjakan orang dan untuk muncul untuk percakapan singkat. Meskipun menetapkan pedoman di kantor, pekerja tidak kembali berlaku. Tempat kerjanya, seperti banyak tempat kerja lainnya, menemukan bahwa kembali ke “normal” tidak berjalan dengan baik.

Meskipun jenis waktu tatap muka tradisional ditakuti, kita tidak boleh membiarkannya disamakan dengan semua interaksi tatap muka, atau kita kehilangan poin penting: Berinteraksi dengan orang membantu kita memahami apa yang mereka pedulikan. Semua isyarat halus yang kita ambil dari seseorang — tingkah laku, nada suara, energi — memberikan kejelasan seputar motivasi dan pesan mereka.

Kami terutama mencari pemimpin dengan cara ini. Seperti yang ditunjukkan oleh penelitian terobosan Sigal Barsade, emosi adalah saluran utama yang digunakan pemimpin untuk memengaruhi kelompok lain. Bahkan email dengan kata-kata yang paling baik pun tidak dapat menyampaikan emosi secara akurat.

Ternyata, waktu tatap muka pemimpinlah yang paling diperhitungkan.

Terutama di saat ketidakpastian, kami menggunakan interaksi dengan para pemimpin untuk tetap berada dalam lingkaran dan memetakan perilaku kami. Jika Sam terlihat khawatir pada semua staf ini, maka saya akan khawatir. Saya ingin mendengar Anika menjelaskan restrukturisasi sebelum saya memutuskan apa yang harus dilakukan. Ketika para pemimpin menghilang, kami menjadi sangat khawatir.

Dengan kapitulasi ekonomi tahun 2023 dan tenaga kerja jarak jauh/hybrid, penting bagi para pemimpin untuk berada di depan tim mereka — dan secara pribadi — sebanyak mungkin. Ini tidak berarti membatalkan pengaturan virtual – semua indikasi adalah bahwa mereka ada di sini untuk tetap seperti normal yang disukai. Sebaliknya, bagi para pemimpin, itu berarti menjadi kreatif dan disengaja untuk memastikan Anda terlihat saat itu penting, daripada mempromosikan pendekatan umum “di kursi”. Ini sama pentingnya bagi CEO sebagai manajer pertama kali. Berikut adalah empat strategi visibilitas untuk pemimpin tim hibrid atau jarak jauh sepenuhnya.

Jadikan hari kerja hybrid di kantor tentang mengomunikasikan pesan utama secara langsung.

Perusahaan semakin baik dalam menggunakan hari-hari di kantor, tetapi masih banyak keluhan tentang menjadi salah satu dari sedikit orang di kantor, harus duduk di depan meja dan konferensi video, atau hari-hari yang dipadati dengan rapat di kantor. Inilah mengapa datang ke kantor terasa seperti waktu tatap muka yang buruk – tidak produktif.

Para pemimpin hendaknya menganggap hari kantor mereka sebagai hari komunikasi. Salah satu penggunaan terbaik saat ini adalah membicarakan masalah yang penting, di mana konteks dan kejelasan itu penting. Tanyakan karyawan sebelumnya untuk melihat apa yang mereka lewatkan dari interaksi kepemimpinan dan alokasikan waktu Anda dengan hati-hati. Waktu tatap muka Anda mungkin memerlukan kombinasi pertemuan individu dan kelompok, jam kantor, dan berjalan di aula. Lebih baik memiliki lebih sedikit hari di kantor dengan kehadiran tim penuh (hari hub) daripada beberapa orang di hari yang berbeda. Memiliki perwakilan tim yang baik pada hari-hari di kantor akan membuat komunikasi dua arah menjadi lebih mudah.

Rangkullah video sebagai cadangan Anda.

Bertatap muka adalah yang terbaik, tetapi video adalah hal terbaik berikutnya. Untuk perusahaan yang sepenuhnya atau sebagian jauh, ini mungkin satu-satunya pilihan. Pemimpin harus menggunakan kamera secara bebas sebagai cara untuk dilihat. Ya, kami semua diperbesar. Tetapi bahkan jika orang lain tidak melakukannya, manajer harus tetap menyalakan kamera mereka di sebagian besar situasi, dan selalu saat membahas topik yang rumit.

Bias kedekatan, di mana kita paling memperhatikan orang-orang di depan kita, menjadi sangat kuat dalam panggilan video. Kami lebih memperhatikan orang-orang di depan kamera (dibandingkan audio saja) karena mereka tampak berada di samping kami. Ingat perasaan berada di ruang konferensi dengan beberapa orang menelepon melalui speakerphone yang sebagian besar Anda lupa ada di sana? Ini efek yang sama pada konferensi video. Pemimpin akan mendapatkan — dan mempertahankan — lebih banyak perhatian untuk pesan mereka dengan menunjukkan wajah mereka.

Kelola bahasa tubuh Anda.

Jika orang-orang menonton Anda secara langsung atau melalui video, Anda ingin memastikan bahwa Anda mendukung pesan Anda daripada meremehkannya. Banyak dari ini ditentukan oleh bagaimana Anda membawa kata-kata Anda melalui kehadiran fisik Anda. Saat ada ketidakpastian, kehadiran menjadi lebih penting.

Kami tidak sering mempraktikkan pengiriman pesan yang lebih rutin, dan itu merugikan kami. Ini tidak harus membuat Anda merasa sadar diri atau terlalu banyak berlatih. Mulailah dengan meluangkan waktu sejenak sebelum rapat atau percakapan untuk menentukan niat Anda, seperti menanamkan ketenangan atau membangkitkan semangat. Kemudian periksa diri Anda sendiri selama percakapan Anda untuk memastikan bahasa tubuh Anda menerima dan selaras dengan pesan Anda. Misalnya, jika ingin menunjukkan kegembiraan, Anda harus tersenyum dan bersemangat.

Yang terpenting, jangan sengaja mengurangi pesan Anda. Di video, kebiasaan umum seperti bersandar ke kursi atau mengalihkan pandangan ke layar lain dapat menyebabkan lebih banyak kerusakan daripada yang Anda kira. Singkatan sederhana yang saya gunakan dengan klien untuk pemindaian tubuh saat ini adalah KELUAR: Pertahankan bahasa tubuh Anda terbuka, postur tegak, dan condong ke arah pihak lain (dalam hal ini, kamera Anda). Periksa juga wajah Anda agar selaras dengan niat Anda: melembutkan fitur, tersenyum, atau tetap netral, sebagaimana mestinya.

Gunakan energi Anda secara strategis.

Salah satu aspek pertama dari seseorang yang kami ambil adalah energi mereka, dan kami paling memperhatikan para pemimpin. Anda tahu bagaimana bos Anda berjalan di dalam ruangan lebih dari bagaimana magang melakukannya. Seperti kata pepatah, “pemimpin membawa cuaca.”

Pemimpin harus menyadari hal ini dan menggunakan energi mereka secara strategis di depan tim mereka. Energi ada dalam sebuah kontinum, dan kita dapat menggunakannya untuk membawa serta orang lain. Ini sangat penting saat menyampaikan pesan yang sulit, meredakan ketidakpastian, atau mendapatkan dukungan. Inilah sebabnya mengapa pesan kompleks apa pun lebih baik disampaikan secara langsung, tetapi dalam pengaturan virtual, energi sama pentingnya atau lebih penting.

Saya sarankan memikirkan energi Anda seperti dial dan bertujuan untuk menjadi beberapa poin di atas atau di bawah audiens Anda. Jika Anda ingin menenangkan orang, datanglah ke beberapa titik lebih tenang dari tempat audiens Anda berada. Jika Anda ingin menggairahkan mereka, masuklah beberapa poin lebih tinggi. Varian yang lebih banyak dan Anda berisiko terlihat tidak tahu apa-apa atau tidak dapat dihubungi.

. . .

Saat mempertimbangkan perlunya waktu tatap muka, pemimpin pertama-tama harus melihat diri mereka sendiri. Melihat orang lain pada waktu tertentu tidaklah terlalu penting daripada membuat diri Anda terlihat oleh orang lain pada saat yang penting. Alih-alih mundur ke dalam perangkap waktu tatap muka yang tidak berguna, cobalah menerapkannya secara operasi untuk melibatkan kepemimpinan dan pemahaman yang lebih besar.