Tingkatkan rapat Zoom Anda!

pengantar

Apakah Anda seorang “Zoomer” berpengalaman?

Apakah Anda berani Zoom melalui dunia maya, menghindari setiap rintangan dan berhasil menyelesaikan setiap “misi” konferensi video dengan warna terbang?

Atau apakah Anda seperti kebanyakan dari kita? Terbang dengan kursi celana Anda, selalu selangkah lagi dari kehilangan suara atau video, atau secara tidak sengaja melakukan sesuatu yang akan kehilangan koneksi Anda?

Saya pikir saya akan menulis panduan singkat untuk membawa Zoom (alat konferensi video paling populer) ke tingkat berikutnya, sehingga kita yang merasa sedikit tidak nyaman saat bergabung secara online. Saya harap Anda merasa berguna.

Mempersiapkan rapat konferensi video

“Persiapan Sebelumnya Mencegah Performa Buruk” adalah ungkapan yang sering diulang ketika saya berada di RAF, dan itu, tentu saja, cukup tepat.

Tujuan Anda adalah menikmati waktu bebas masalah bersama orang lain, dan cara terbaik untuk melakukannya adalah menghilangkan sejauh mungkin masalah apa pun yang dapat diperkirakan sebelumnya.

Pertama, pilih tempat di mana Anda akan melakukan Zoom dengan hati-hati. Anda akan membutuhkan tempat dengan penerimaan Internet yang baik yang tenang dan penerangan yang baik.

Biarkan semua orang di rumah atau tempat tinggal Anda tahu bahwa Anda akan melakukan panggilan video dan tidak ingin diganggu dan mematikan ponsel serta perangkat lain.

Hewan peliharaan boleh saja, tetapi ingat bahwa mereka dapat menjadi pengalih perhatian, dan beberapa orang merasa sulit untuk berkonsentrasi ketika ada banyak gerakan di layar.

Pastikan Anda duduk di kursi yang nyaman dan kamera pada perangkat yang Anda gunakan membingkai Anda dalam pandangan kepala dan bahu yang baik. Sangat membingungkan bagi orang lain untuk melihat ke atas atau ke bawah bagian depan baju Anda jika kamera Anda tidak diposisikan dengan benar.

Jika memungkinkan, duduklah di depan meja (Anda dapat mengambil meja lipat untuk beberapa pound) dan mengatur laptop, tablet, atau ponsel cerdas Anda di atasnya. Anda juga akan memiliki ruang untuk notepad dan pensil, sehingga Anda dapat mencatat apa pun yang menarik atau menuliskan pertanyaan yang mungkin ingin Anda tanyakan nanti.

Jika Anda berniat untuk berpartisipasi dalam rapat Zoom reguler, Anda dapat mempertimbangkan untuk berinvestasi pada dudukan yang baik untuk tablet atau ponsel Anda, dan mikrofon untuk meningkatkan kejernihan suara Anda dan menghindari duduk terlalu dekat dengan perangkat.

Selanjutnya, pikirkan tentang penampilan Anda dan lingkungan Anda. Sudahkah Anda memeriksa janggut Anda untuk mencari tulang ikan dan benda asing? Apakah rambut Anda memiliki “sedikit lengket” yang akan membuat orang terpaku daripada mendengarkan kata-kata bijak Anda?

Sekarang lihat di belakangmu. Apakah ada sesuatu yang memalukan di rak buku atau rak perapian?

Apakah ada sesuatu yang mungkin memberikan informasi pribadi yang mungkin tidak ingin Anda bagikan (alamat, nomor telepon, foto Anda memenangkan kompetisi lutut menonjol di Butlins pada tahun 1968)?

Hampir siap. Hanya beberapa hal lagi yang harus disiapkan untuk pertemuan bebas masalah.

Saya akan mencantumkannya:

1. Siapkan minuman. Dua alasan: Untuk membasahi peluit Anda Untuk memberi Anda ruang bernapas jika Anda lupa apa yang Anda katakan.

2. Gunakan toilet! Anda tidak akan mendapatkan manfaat penuh dari pertemuan jika Anda menggeliat di kursi Anda dengan kandung kemih penuh (seperti yang bisa Anda tebak, saya berbicara dari pengalaman).

3. Jika ada agenda, cetaklah atau tulis satu atau dua catatan. Ini akan membantu Anda untuk melacak kemajuan pertemuan sehingga SEMUANYA memiliki kesempatan untuk dibahas. Salah satu hal yang paling membuat frustrasi tentang beberapa rapat adalah ketika orang-orang berjalan bersinggungan dan kehilangan fokus sementara jam Zoom terus berdetak beberapa detik menuju terputus dan masih ada tiga item agenda yang tersisa.

4. Jauhkan semua “alat peraga” Anda berguna. Apakah Anda memiliki kartu “Saya ingin berbicara”? Batuk manis?, tisu? Adakah catatan yang telah Anda tulis sebelumnya tentang hal-hal yang ingin Anda katakan?

Sehat. Saya kira Anda semua sudah siap.

Saatnya lari kering….

Sebelum rapat Zoom, saya selalu menjalankan aplikasi Zoom.

Saya akan segera menjalankan pengaturan untuk PC Windows (sistem operasi lain tersedia, tetapi PC Windows sejauh ini merupakan perangkat yang paling umum digunakan untuk mengakses Zoom). Pengaturan Apple, Android, dan Linux sedikit berbeda, tetapi aturannya sama berlaku.

Jadi buka aplikasi Zoom dan masuk ke Pengaturan (baik roda gigi kecil di desktop atau laptop atau tiga titik di beberapa tablet atau ponsel cerdas). Luangkan waktu Anda dan Anda akan menemukannya.

Setelah di pengaturan, jika Anda memiliki laptop atau PC, centang kotak yang bertuliskan “Selalu tampilkan kontrol rapat”. Sekarang Anda akan selalu memiliki akses mudah di layar ke ikon yang memungkinkan Anda menonaktifkan mikrofon dan menghidupkan dan mematikan kamera video, serta fungsi komentar dan beberapa kontrol lainnya. Ini adalah penghemat waktu yang hebat, karena begitu banyak pertemuan yang lumpuh karena orang-orang tidak diatur dan dipersiapkan dengan benar pada awal percakapan.

Selanjutnya, klik tombol “Video” item menu dan pastikan Anda dapat melihat diri Anda sendiri. Jika Anda tidak dapat mencoba memilih yang lain “Kamera” di kotak tarik-turun.

Ya itu benar-benar Anda karena orang lain akan melihat Anda – bintang panggung dan layar. Bermain-main dengan pengaturan saat Anda punya waktu – Anda tidak dapat merusak apa pun.

Sekarang pilih “audio” item menu dan klik tombol “Pembicara uji” tombol. Anda harus mendengar nada kecil yang berdenting. Jika tidak, klik di sarang kotak tarik-turun ke tombol dan pilih yang lain Pembicara kemudian tes lagi sampai Anda menemukan yang tepat.

Sekarang klik pada “Uji Mikrofon” dan ucapkan beberapa kata sambil melihat tombol “Tingkat Masukan” batang. Anda akan melihat bar kecil terisi dari kiri. Setelah beberapa detik, suara Anda akan diputar ulang untuk Anda dengan segala kemegahannya. Jika tidak ada suara, klik kotak drop-down dan pilih yang lain Masukan mikrofonlalu uji lagi hingga Anda menemukan yang tepat.

Item terakhir yang mungkin ingin Anda klik adalah “Latar Belakang & Filter” barang. Mug jelek Anda akan muncul lagi, dan Anda dapat bereksperimen dengan mengklik berbagai latar belakang virtual dan filter video yang tersedia, atau cukup mengaburkan latar belakang Anda sehingga sesama Zoomer tidak dapat melihat betapa berantakannya ruangan yang Anda huni!

Jika Anda menggunakan layar hijau sebagai latar belakang (saya lakukan) maka ada kotak centang untuk mengaktifkannya dan

mati.

Layar Hijau beraksi

Tip:

Layar hijau akan memberikan garis besar profil Anda yang lebih jelas dengan latar belakang virtual

Semuanya bagus?

Kemudian biarkan pertemuan dimulai …

Bergabung dengan rapat

Santai. Anda telah melakukan sebagian besar kerja keras.

Sekarang saatnya menggunakan tautan yang Anda dapatkan dengan email undangan untuk memasuki rapat.

Setiap rapat memiliki nomor unik 9, 10, atau 11 digit yang disebut ID rapat yang akan diperlukan untuk bergabung dalam rapat Zoom

Jika Anda bergabung melalui telepon, Anda akan memerlukan nomor telekonferensi yang disediakan dalam undangan.

Klik tautan dan Anda akan dibawa ke ruang tunggu sampai tuan rumah rapat mengizinkan Anda masuk ke “ruangan” utama.

Pastikan Anda memilih “Bergabunglah dengan Video” dan “Bergabunglah dengan Audio” pilihan kemudian, jika Anda sudah berlari cepat kering sebelum rapat, semuanya akan baik-baik saja.

Saatnya menyapa Zoomer lain saat mereka tiba, tetapi ingat untuk menonaktifkan mikrofon saat Anda tidak berbicara, karena kebisingan latar belakang atau umpan balik yang berasal dari pengaturan Anda akan mempersulit semua orang untuk mendengar apa yang dikatakan. Jika pada awalnya Anda tidak terhubung. Coba lagi, dan jika, setelah beberapa kali mencoba, Anda masih mengalami masalah saat menyambungkan, kirim email atau telepon ke host Anda untuk menyelesaikan masalah.

Sedang rapat

Setelah Anda berhasil di ruang rapat, aturan rapat online berlaku. Aturannya sederhana dan masuk akal dan secara kolektif dikenal sebagai “netiket”. Berikut panduan singkatnya…

Netiquette

Netiquette adalah minyak yang menghaluskan pertemuan bermasalah. Ini adalah serangkaian hal yang harus dan tidak boleh dilakukan, jika diikuti akan meningkatkan aliran dan kualitas pertemuan apa pun dan menghentikan kemarahan dan frustrasi.

Berikut daftar saya sendiri yang saya coba ikuti selama rapat:

• MELAKUKAN atasi masalah teknologi apa pun sebelum rapat

• MELAKUKAN biasakan diri Anda dengan kontrol rapat – terutama tombol MUTE (biasanya mikrofon kecil)

• MELAKUKAN bisukan dirimu saat tidak berbicara

• MELAKUKAN lihat langsung ke kamera, bukan ke diri sendiri

• MELAKUKAN hilangkan gangguan dan fokus pada agenda

• MELAKUKAN bawa semua suara ke dalam percakapan

• MELAKUKAN akhiri pertemuan dengan nada positif

• MELAKUKAN angkat tangan Anda atau gunakan kartu “Saya ingin berbicara” jika Anda ingin berbicara

• MELAKUKAN bersabar dan mendukung jika seseorang memiliki masalah dengan pidato mereka (kita semua pernah ke sana)

• MELAKUKAN terlibat dalam percakapan, dan membuat komentar atau mengajukan pertanyaan selama rapat ketika itu adalah waktu yang tepat. Itulah yang membuat rapat Zoom sangat menyenangkan.

• JANGAN terlambat menghadiri rapat. Ingat, rapat Zoom tetaplah rapat, dengan semua tanggung jawab yang menyertainya

• JANGAN Berpakaian tidak tepat (setidaknya di atas pinggang)

• JANGAN mengganggu

• JANGAN bersikap kasar atau menyakitkan

• JANGAN bersumpah

• JANGAN duduk dalam kegelapan. Pencahayaan yang baik sangat penting atau Anda mungkin hanya melakukan panggilan telepon

• JANGAN mengabaikan pentingnya koneksi internet yang baik. Koneksi internet dan jarak ke router WiFi Anda dapat meningkatkan atau merusak kualitas rapat Anda.

Kesimpulan

Tautan di bawah ini akan membuka file PDF dari panduan “tips & Trik” rangkap tiga yang saya tulis untuk webinar Kelompok Kerja Demensia 3 Bangsa baru-baru ini. Silakan gunakan dengan cara apa pun yang Anda inginkan.