Rapat Dewan Bulanan Anda Buang-buang Waktu. Inilah Mengapa.

Ketika saya di kelas dua, S&H Green Stamps sangat populer. Siapa lagi yang ingat itu? Anda bisa menukarnya dengan hadiah di toko bahan makanan lokal Anda di tahun 1960-an.

Nah, para biarawati di Sekolah Tata Bahasa St. Joseph di North Plainfield, NJ terobsesi dengan kesempatan yang diwakili oleh perangko ini sehingga mereka meminta seluruh komunitas sekolah untuk mengumpulkan dan menyumbangkannya. Setiap kelas diberi jatah perangko tertentu yang dapat mereka gunakan untuk membeli sesuatu untuk ruang kelas mereka.

Kami menghabiskan berjam-jam berfantasi tentang semua hal yang bisa kami dapatkan dan kemudian kami melihatnya — jam kukuk paling keren yang pernah ada! (Bukan yang ini.) Tentu saja, suara kami bulat…

Berhenti dan berpikir sejenak — kami adalah siswa kelas 2. Kelas besar (dengan lebih dari 30 anak!) yang cerewet, lalai, sulit dikendalikan, siswa kelas 2. Sekarang bayangkan ruang kelas dengan jam kukuk ini menjadi liar setiap 15 menit.

Saya akan jujur ​​— Sister Killian tidak memiliki banyak ketelitian akademis dalam hal gaya mengajarnya. Dia (tidak seperti banyak biarawati di St. Joseph) cantik, manis, dan baik hati…tapi saya tidak begitu ingat mempelajari materi apa pun tahun itu. Tapi saya ingat bahwa kami mulai belajar lebih sedikit pada hari jam kukuk tiba.

Sejak saat itu, setiap hari sekitar pukul 09:45 waktu setempat. Jadi sekitar 5-7 menit sebelum itu, semua pekerjaan berhenti. Mengapa? Kami harus bersiap-siap — kami tentu tidak ingin ketinggalan pertunjukan…

Begitu jam menunjukkan pukul 09:45, itu dimulai. Jam kukuk menjadi liar dan menarik perhatian kami. Sedemikian rupa, sehingga butuh 3 menit lagi bagi ruang kelas untuk pulih dari apa yang saya sebut “jam kukuk afterglow.” Ruangan akan berdengung dengan kegembiraan sampai akhirnya, Sister Killian akan berkata, “Sekarang kembali bekerja.”

Tapi saat itu sudah jam 9:52 pagi dan coba tebak? Pertunjukan jam kukuk pukul 10:00 pagi hanya berjarak 8 menit…

Ini adalah puncak karir sekolah tata bahasa saya dan menurut orang tua saya, tahun sekolah yang hilang.

Tapi, saya tahu Anda mungkin berpikir, “Apa hubungannya cerita masa kecil yang acak ini dengan rapat dewan bulanan?”

Izinkan saya menjelaskan…

APAKAH RAPAT DEWAN ANDA MEMILIKI MASALAH JAM CUCKOO?

Sejak jam kukuk tiba di ruang kelas 2 kami, kami belajar banyak hal dalam segmen 2-3 menit (antara persiapan kukuk dan pijaran).

Bisakah Anda bayangkan betapa sulitnya bagi Suster Killian untuk membuat kita fokus hanya beberapa saat sebelum semua mata beralih ke dinding? Atau seberapa sulit bagi kita untuk mempertahankan ledakan kecil pendidikan ini?

Inilah yang saya lihat ketika saya melihat organisasi nirlaba mengadakan rapat dewan bulanan. Mereka mungkin bekerja untuk beberapa organisasi, tetapi saya di sini untuk memberi tahu Anda bahwa untuk sebagian besar organisasi, mereka menyebabkan banyak masalah yang sama seperti yang dibawa jam kukuk ke dalam kelas kelas 2 kami.

Saya sering ditanya, “seberapa sering dewan nirlaba kita harus bertemu?”

Sejujurnya, ini adalah masalah yang beragam di sektor ini — kami mengadakan rapat triwulanan, beberapa dewan bertemu enam kali setahun, dan banyak yang mengadakan rapat dewan bulanan.

Tetapi jika Anda menginginkan saran saya, sebagai aturan umum, organisasi yang lebih besar mendapat manfaat dari rapat triwulanan yang lebih lama dan organisasi yang lebih kecil mendapat manfaat dari rapat setiap bulan.

Teruslah membaca untuk mempelajari pemikiran saya tentang alasannya.

LINTAS RAPAT BULAN DEWAN

Katakanlah rapat dewan Anda pada 1 Februari. Fokus Anda biasanya mulai beralih dari pekerjaan sehari-hari Anda dan menuju jam sibuk di dinding — rapat dewan Anda berikutnya.

Begini biasanya.

• Pertengahan Januari: Anda sedang memikirkan agenda atau rencana untuk menulis laporan.
• Akhir Januari: Laporan dewan Anda selesai, presentasi sudah siap, dan Anda telah mengirimkan materi (isyarat persiapan kukuk).
• 1 Februari GILA! Hari rapat dewan tiba. Anda menikmati pertunjukan (yang akhirnya menjadi pertemuan singkat).
• Awal Februari: ED organisasi Anda mengirimkan memo tindak lanjut ke dewan dengan jawaban atas setiap pertanyaan yang muncul (pijaran kukuh dimulai)
• Pertengahan Februari: Siklus perencanaan rapat dewan bulanan dimulai dari awal lagi.

Lihat masalahnya di sini?

APA YANG SALAH DENGAN SIKLUS RAPAT DEWAN BULANAN?

Jadi, jika Anda sudah sampai sejauh ini, saya harap Anda menebak bahwa saya bukan penggemar berat rapat dewan bulanan. Berikut adalah beberapa hal yang saya amati dengan papan yang tetap pada siklus ini:

• ED dan staf mereka akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu untuk merencanakan dan menindaklanjuti setelah rapat dewan daripada melakukan pekerjaan. Lihat jadwal di atas. Kapan pekerjaan itu selesai? Kapan ED berpikir lebih besar? Lebih strategis?
• Rapat dewan mengikuti pola yang sangat dapat diprediksi karena tidak ada waktu untuk merencanakan segala jenis agenda rapat dewan yang menarik atau menarik.
• Dewan mulai melihat pekerjaannya sebagai mengawasi pekerjaan staf. Dewan tidak bisa melakukan pemikiran strategis atau generatif apa pun (yang mengarah ke UGD yang frustrasi).
• Semakin sering papan bertemu, semakin dekat papan untuk terjebak dalam gulma atau operasi. Dewan menjadi perpanjangan operasional karena tidak ada waktu atau bandwidth untuk membawa diskusi tingkat yang lebih tinggi ke dewan. Jadi dewan mulai percaya bahwa di semak-semak adalah tempatnya.
• Tidak ada waktu untuk membangun atau melibatkan komite berdiri dewan yang kemudian dapat melaporkan kegiatan mereka di rapat dewan. Anggota dewan melihat kewajiban mereka sebagai pertemuan bulanan — dan mereka yang terlibat dalam pekerjaan komite merasa lelah karena mungkin ada kewajiban hampir mingguan.
• Dewan terlalu sedikit mendengar tentang pekerjaan inspirasional organisasi. Akibatnya, anggota dewan merasa kurang informasi dan semakin kurang bergairah tentang pekerjaan, membuat mereka kurang antusias untuk melibatkan orang lain untuk menjadi bagian dari pekerjaan. Dan, ED menjadi frustrasi karena dewan tidak menggalang dana atau setidaknya membawa prospek ke meja.

PENANTINYA

Buat kasus untuk pertemuan dua bulanan yang lebih lama dan lebih menarik. Secara umum, ini bukan penjualan yang sulit. Sebagian besar anggota dewan menginginkan pertemuan lebih jarang dan ingin pertemuan itu bernilai bagi Anda. Mereka juga ingin merasa berkontribusi secara berarti.

Plus, sulit untuk mengadakan rapat komite secara teratur ketika anggota dewan mengadakan rapat dewan bulanan. Jadi dengan lebih sedikit rapat, Anda mendapatkan komite yang lebih kuat yang akan datang ke setiap rapat dewan dengan laporan yang lebih lengkap untuk dibagikan.

Jadi di dunia baru ini, Anda memulai beberapa pertemuan tetap yang bertemu di bulan-bulan “libur”. Mereka memiliki tugas dan beberapa tujuan dan mereka dapat melakukan rotasi presentasi di rapat dewan.

Jadi, katakanlah Komite Nominasi bertemu pada bulan Februari dengan tujuan untuk menghasilkan daftar keterampilan prioritas dan pengalaman langsung yang telah diperoleh komite untuk rekrutmen tahun ini. Pertemuan Maret memberi mereka kesempatan untuk mempresentasikan dan dewan kesempatan untuk mendiskusikan prioritas dan bertukar pikiran tentang pendekatan rekrutmen kreatif.

Selain itu, dengan pemberitahuan lebih lanjut, Anda dapat merencanakan tamu untuk bergabung dalam rapat – klien, pejabat terpilih, penyandang dana. Anda dapat membangun keterlibatan, pengayaan, dan sedikit inspirasi ke dalam rapat yang lebih jarang.

Bagaimana itu terdengar?
_______

Saya berjanji itu berhasil. Banyak anggota Lab Kepemimpinan Nirlaba kami telah mengikuti resep ini, membuat promosi ini berhasil, dan melihat tingkat keterlibatan yang lebih tinggi dengan dewan.

Seperti halnya perubahan apa pun, buatlah gambaran tentang bagaimana pengalaman dewan akan menjadi lebih baik dan bagaimana kontribusi mereka akan lebih bermakna dan Anda akan membuat dewan Anda di halo.