Perencanaan Strategis Menyedot Kehidupan Nirlaba

**Pertama kali diterbitkan di Chronicle of Philanthropy pada 23 Oktober 2019**

Sudah waktunya untuk mengatakan kebenaran. Sektor nirlaba telah menciptakan budaya di mana pekerjaan strategis dipandang sebagai kejahatan yang diperlukan, sebuah proses untuk bertahan, sesuatu yang harus dilalui. Eksekutif sering memasuki proses dengan enggan. Mereka mungkin bersikeras tidak ada waktu, uang, atau dukungan. Mereka mungkin mengatakan bahwa dewan menambahkan sedikit nilai, bahwa visi yang berani dan mahal akan sulit untuk “dijual” ke dewan yang harus mengumpulkan uang. Cukup mudah untuk melihat bagaimana seorang direktur eksekutif bisa memiliki masalah sikap.

Ketika datang ke perencanaan strategis, kepala eksekutif sering merasa yakin mereka tahu jawaban yang benar dan sudah memiliki perasaan tentang apa yang perlu dilakukan dalam beberapa tahun ke depan. Anggota dewan akan memberi tahu Anda bahwa suara mereka tidak didengar atau dihargai. Beberapa anggota dewan yang berharga merasa membuat rencana menyegarkan atau memperkaya, mereka juga tidak bersemangat untuk mempromosikan strategi baru kepada calon donor.

Bagaimana Proses Perencanaan Cacat

Berikut adalah beberapa masalah perencanaan strategis yang saya lihat berulang kali. Mereka adalah bahan inti dari proses yang cacat.

• Tidak adanya pertanyaan sulit. Proses hebat menangani gajah di dalam ruangan (setiap organisasi memiliki setidaknya satu) dan memungkinkan peserta untuk bermimpi besar.
• Sebagian besar proses tidak melibatkan orang yang tepat pada ketinggian yang tepat. Saya berbicara tentang orang-orang di dalam (dewan dan staf) dan di luar.
• Dewan tidak sepenuhnya dan secara otentik terlibat dalam proses tersebut. Proses yang baik — kesempatan bagi wali untuk menggali tantangan dan peluang organisasi dan untuk menyuarakan pendapat — menciptakan rasa memiliki. Alternatifnya: sekelompok duta cacat yang merasa tidak mampu memasarkan rencana dengan antusias karena sulit untuk mempromosikan sesuatu yang tidak mereka bantu ciptakan atau bentuk.
• Kurangnya kepercayaan wali amanat. Katakanlah Anda membuat visi baru yang berani untuk organisasi Anda — menarik bagi staf dan beberapa anggota dewan. Katakanlah Anda memiliki proses kolaboratif, dan itu menghasilkan visi baru yang menarik (kami akan menyebutnya “B”). Tetapi sebagian besar anggota dewan bergabung dengan dewan dengan berpikir bahwa segala sesuatunya hebat sebagaimana adanya (“A”). Ketika dewan memberikan suara pada rencana tersebut, anggota dewan “A” memilih untuk mempermudah visi, sehingga tidak lagi berani. Rencana A — apa adanya — kurang menarik dan lebih sulit untuk mengumpulkan orang-orang. CEO Anda kempes dan, dalam skenario terburuk, mulai merencanakan jalan keluar.

Mengapa Perencanaan Strategis Sering Cacat

Pemimpin nirlaba tidak didorong untuk mengambil risiko: untuk berinvestasi dalam sesuatu yang baru atau percontohan program baru, misalnya. Para pemimpin nirlaba jarang menggunakan kata-kata “Bagaimana jika?” dengan perasaan senang dan yakin. Direktur eksekutif tidak tahan memikirkan kegagalan, dan dewan direksi hanya menghindari risiko, dengan fokus berlebihan pada biaya dan berapa banyak uang yang harus dikumpulkan.

Dewan tidak terlibat dalam pemikiran strategis tingkat tinggi. Periksa beberapa agenda rapat dewan terakhir Anda. Apakah Anda melihat ada waktu substantif yang dialokasikan untuk diskusi tentang masalah besar di mana anggota dewan menyatakan pendapat secara terbuka? Kami tidak mengizinkan wali kami untuk melatih otot-otot itu, jadi ketika kami pindah ke proses perencanaan strategis, mereka berada di wilayah yang belum dipetakan.

Dewan tidak melihat diri mereka sebagai pemimpin (pemilik) organisasi. Hasil? Pemimpin organisasi tidak memiliki proses sejak awal, sehingga mereka tidak memiliki ikatan emosional dengan visi.

Fokus proses strategis terlalu sering pada pemecahan masalah organisasi. Itu yang saya sebut rencana “uh oh”. Uh oh, angka pendapatan kita turun. Uh oh, 80 persen pendapatan kami berasal dari satu donor. Uh oh, ini tahun pemilu. Uh oh, pendiri kami mengatakan dia akan pergi dalam setahun. Proses yang hebat mendorong pengembang rencana untuk mendekatinya dari tempat yang berlimpah. Tanyakan, “Apa yang dilakukan organisasi kita lebih baik daripada yang lain?” Miliki itu dan kembangkan rencana Anda di sekitarnya, bagikan dengan lebih banyak orang.

Para pemimpin salah mengartikan pertumbuhan sebagai strategi. Jika saya melihat satu rencana lagi dengan strategi untuk “meningkatkan” pendapatan sebesar 5 atau 10 persen dari tahun ke tahun, saya akan berteriak. Penggalangan dana adalah alat. Sebuah alat! Pertumbuhan adalah tentang dampak. Saya memiliki klien dengan anggaran operasional tahunan di bawah $500.000 yang lebih efektif daripada yang lain dengan anggaran $70 juta. Jika proses Anda berfokus pada cara mengumpulkan lebih banyak uang daripada menangani pertanyaan besar dan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mengatasinya, inilah saatnya untuk mengalihkan fokus Anda.

Pemeliharaan diri mencegah para pemimpin mengambil pertanyaan besar. Salah satu pelajaran pertama yang Anda pelajari mengasuh anak remaja: Jangan mengajukan pertanyaan yang Anda tidak ingin tahu jawabannya. Jarang pemimpin nirlaba merenungkan pertanyaan seperti, “Haruskah kita bergabung?” atau “Apakah misi kita tercapai?” Kami takut akan pertanyaan besar sebagai bagian dari proses kami karena kami tidak mau menerima jawaban bahkan ketika itu tepat.

Cara Meningkatkan Perencanaan Strategis

Karena saya memfasilitasi sesi perencanaan untuk organisasi nirlaba, saya melihat beberapa solusi untuk tantangan ini. Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan perencanaan Anda.

Didik papan Anda. Perkenalkan anggota pada peran mereka dengan cara yang akan menggairahkan dan memperkaya hidup mereka. Mereka akan ingin menjadi bagian dari proses, dan mereka akan dipenuhi dengan ide dan sumber daya. Mendorong anggota dewan untuk terlibat dalam pengembangan profesional. Berikut adalah tiga sumber yang sering saya sarankan:

Direktur eksekutif, buka pikiran dan telinga Anda. Jika menurut Anda anggota dewan Anda tidak cukup tahu untuk menjadi orang yang berharga, masalah siapa itu? Sisihkan waktu pada rapat dewan sebelum Anda memulai proses. Ajukan pertanyaan besar kepada mereka dan gali. Saya jamin Anda akan terkejut, terkesan, dan bersemangat untuk terus melibatkan mereka dalam proses tersebut.

Libatkan anggota dewan dan staf dengan cara yang otentik. Bentuk kelompok pengarah dan bekerja dengan fasilitator atau konsultan. Pesan yang Anda kirim dengan melibatkan anggota dewan akan menjadi kuat dan akan membayar dividen.

Bersenang-senang dengan pertanyaan yang memperluas pemikiran anggota dewan dan staf. Buat sendiri, atau coba beberapa yang saya gunakan:

• Apa yang dilakukan organisasi kita lebih baik dari yang lain?
• Bagaimana jika $5 juta mendarat seperti manna dari surga? Bagaimana Anda membelanjakannya, dan mengapa?
• Apa judul utama yang paling ingin Anda lihat tentang pekerjaan nonprofit Anda tiga tahun dari sekarang?
• Judul apa yang paling tidak ingin Anda lihat?
• Ketahuilah bahwa “KPI” adalah kata yang terdiri dari empat huruf. Indikator kinerja utama. Ketika saya melakukan pekerjaan ini, saya menyebut prosesnya sebagai “visi strategis”, jadi kami menghindari taktik, atau KPI. Sebuah diskusi taktis jauh di dalam gulma dapat menjadi seember air dingin pada proses yang harus difokuskan pada apa yang mungkin.

Satu hal terakhir. Untuk menciptakan proses yang menarik dan kuat yang dimiliki setiap orang, berjuanglah untuk kemitraan sejati antara ketua dewan dan direktur eksekutif; bekerja sama dalam penyesuaian sikap organisasi. Bangun kepercayaan sehingga kepala eksekutif dapat menjadi rentan terhadap tantangan. Kemitraan ini harus memimpin dewan untuk terlibat dalam percakapan strategis substantif dan menumbuhkan budaya inovasi dan pengujian.

Sikap antusias dan proses inklusif yang memungkinkan pengambil keputusan kunci untuk menjawab pertanyaan besar dan berani mengambil satu atau dua risiko akan menghasilkan proses perencanaan strategis yang mengarah pada visi inspirasional yang dapat dipromosikan oleh setiap pendukung dengan penuh semangat, komitmen, dan kebanggaan.

Dan tolong tetap aman.