Otomatisasi Cerdas Di Johnson & Johnson

Proyek otomasi dalam organisasi seringkali berskala kecil dan bottom-up, jadi saya senang mengetahui bahwa setidaknya satu perusahaan besar, Johnson & Johnson, mengambil pendekatan luas perusahaan untuk strategi digital mereka. Inisiatif “otomatisasi cerdas” (IA) J&J—cerdas karena sering melibatkan pemikiran ulang tentang bagaimana perusahaan melakukan pekerjaannya, dan karena menggunakan solusi digital cerdas seperti pembelajaran mesin serta alat otomatisasi proses robotik—adalah salah satu program berskala terbesar dari yang telah saya dengar. Ini adalah model yang bagus untuk organisasi mana pun yang ingin mendapatkan nilai maksimal dari alat otomasi. Tujuan J&J adalah menata kembali proses bisnis end-to-end dengan pendekatan digital-first dan mengalihkan fokus karyawan dari tugas manual ke pekerjaan yang lebih menarik, kreatif, dan berorientasi pada tujuan.

Dari Berkecimpung Menjadi Prioritas Perusahaan

Seperti banyak perusahaan lainnya, J&J telah berkecimpung dalam otomatisasi, tetapi berjuang untuk mewujudkan janji penuh IA di masa-masa awalnya. Organisasi Layanan Global perusahaan, yang meliputi Keuangan, Sumber Daya Manusia, dan Pengadaan, melakukan beberapa proyek, tetapi biaya tipikalnya sekitar dua kali lipat dari nilai yang direalisasikan. Seorang eksekutif senior J&J mendorong Layanan Global untuk menjadi pusat digital bagi J&J; dia berkata, “Kita perlu menata kembali cara kita bekerja dan mengimplementasikan IA.”

Kemudian beberapa pemimpin senior Johnson & Johnson, termasuk SVP Layanan Global Ajay Anand dan SVP Layanan Teknologi Johnson & Johnson Steve Sorensen, bersama-sama mengembangkan pendekatan baru untuk IA. Uji coba dilakukan dengan lima kasus penggunaan Keuangan dan masing-masing berhasil. Ini memberi J&J alasan untuk percaya pada otomatisasi cerdas. Gagasan Program IA yang luas disosialisasikan dengan para pemimpin senior J&J untuk mendapatkan dukungan dan keselarasan. Pada saat itu, para pemimpin senior menyimpulkan bahwa IA dapat melakukan peningkatan substansial dalam proses end-to-end J&J, dan harus bergerak maju dengan jadwal yang agresif. Dewan IA Perusahaan dibuat, semua fungsi dan segmen bisnis didaftarkan, dan 11 kapabilitas pengaktifan utama ditetapkan untuk mendukungnya. Kolaborasi yang kuat antara TI dan bisnis sangat penting untuk keberhasilan program. Sebagai Co-Chairs dari Enterprise IA Council, Anand dan Sorensen menunjukkan kemitraan yang erat tersebut.

Cara Kerja Otomasi Cerdas

Tujuan dari setiap proyek IA, seperti yang dikatakan oleh Chief Information Officer J&J Jim Swanson, “bukan tentang otomatisasi tetapi tentang konsep ulang.” Seperti pada hari-hari rekayasa ulang proses bisnis, pendekatan IA J&J mendorong bisnis untuk mengatasi proses besar, end-to-end seperti order-to-cash dan penetapan harga antar perusahaan. Juga, seperti rekayasa ulang, ada tahap brainstorming dan ide dari proses desain ulang di mana dampak dari teknologi baru dan desain proses baru dibayangkan. Peta panas fungsional dengan pembandingan eksternal digunakan untuk mengidentifikasi area peluang bernilai tinggi, memahami jenis teknologi IA yang dibutuhkan, dan menilai jumlah dampak yang dapat diberikan teknologi ini pada proses end-to-end fungsi. Minimal, tujuannya bukan untuk mengotomatiskan apa pun tanpa menata ulang prosesnya terlebih dahulu, jika diperlukan.

Setiap proyek IA dinilai melalui proses kualifikasi, di mana kandidat dinilai berdasarkan kriteria seperti apakah prosesnya terstandarisasi, apakah ada pemilik atau tim proses, apakah perbaikan akan berdampak pada bisnis, dan apakah ada urgensi untuk melakukannya sekarang . Di awal proses IA, fokusnya adalah mendesain ulang dan mengotomatiskan proses Fungsi Global. Namun, mulai tahun 2020, proyek IA di R&D dan Rantai Pasokan dimasukkan ke dalam program perusahaan. R&D adalah fokus yang tidak biasa untuk desain ulang dan otomatisasi proses karena sifatnya yang tidak terstruktur.

Jitendra Sinha, VP, Kepala R&D Teknologi berkomentar:

Meskipun otomatisasi dan adopsi teknologi baru selalu menjadi tantangan dalam R&D karena regulasi industri yang berat, otomatisasi cerdas telah meningkatkan dan menyederhanakan pengalaman dengan menciptakan kapasitas untuk berinovasi dan mendorong wawasan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pengembangan obat. Ini juga menciptakan efisiensi yang menghasilkan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk tugas rutin dalam Keselamatan & Peraturan Medis, meningkatkan modal kerja, dan mengurangi biaya untuk melayani pasien kami.

Untuk proses yang berhadapan langsung dengan pelanggan, tujuan IA sering kali adalah tentang meningkatkan lini atas. Dalam bisnis MedTech J&J di Eropa/Timur Tengah/Afrika, misalnya, inisiatif IA mengidentifikasi tiga area yang ingin ditingkatkan—proses penawaran dan tender, rantai pasokan komersial, dan akses omnichannel pelanggan. Tim IA yang terdiri dari para ahli materi pelajaran internal dilengkapi dengan konsultan eksternal yang membawa lensa eksternal untuk masalah bisnis. Tim berfokus pada serangkaian peluang di setiap proses untuk merespons pelanggan dengan lebih cepat, memasukkan kecerdasan ke dalam proses, dan memenangkan persentase kontrak yang lebih tinggi. Serangkaian solusi IA diterapkan pada proses bisnis dan bisnis MedTech sudah melihat dampak positifnya. Di area proses top-line lainnya, J&J telah menerapkan pembelajaran mesin untuk rekomendasi “tindakan terbaik berikutnya” untuk perwakilan penjualan.

Unsur utama penerapan IA adalah menerapkan pendekatan manajemen perubahan yang bijaksana untuk menjangkau karyawan di semua tingkatan dan menginspirasi mereka untuk merangkul IA, bukan takut. Melalui penceritaan, berbagi praktik terbaik, keterlibatan kepemimpinan, dan mempromosikan pelatihan IA, transformasi menjadi nyata bagi karyawan, memungkinkan mereka bersandar pada perubahan dan mendorong penerapan, yang merupakan tujuan dari proses manajemen perubahan J&J. Semakin cepat hal ini terjadi, semakin besar dampaknya terhadap solusi bisnis bagi para pemangku kepentingan.

Nilai IA untuk J&J

IA telah menciptakan kerangka nilai 3E (Experience, Effectiveness and Efficiency) untuk J&J. Proyek otomasi di perusahaan lain sering bertujuan untuk mengurangi jumlah karyawan, tetapi hal itu tidak pernah menjadi fokus di J&J. Chris Gruber, Direktur Senior, Strategi dan Transformasi Layanan Global, menjelaskan:

Sasaran program IA kami selalu tentang meningkatkan pengalaman karyawan/pelanggan/pasien kami dan meningkatkan efektivitas proses kami, sambil mencari peluang untuk mendorong efisiensi. Sejak awal, narasi kami adalah tentang memberi karyawan kami hadiah waktu untuk membebaskan mereka melakukan pekerjaan yang lebih bermakna dan berorientasi pada tujuan, menghabiskan lebih banyak waktu dengan pelanggan, meningkatkan proses mereka, dan sebagainya.

Namun, ada tujuan nilai yang pasti dari proses yang lebih efisien. Dewan IA Perusahaan menjanjikan $0,5 miliar dalam nilai 3E untuk J&J dalam tiga tahun (hingga 2023). Nilai dilaporkan setiap triwulan pada kartu skor komite eksekutif. Hanya dalam dua tahun, perusahaan mencapai sasaran nilai pada akhir tahun 2022. Sponsor Eksekutif Dewan IA kemudian menantang tim untuk mencapai lebih dari $1,0 miliar dalam nilai 3E pada akhir tahun 2025. Pada tahun 2023 dan seterusnya, penekanan J&J akan menjadi tentang mendorong pengembangan masyarakat, AI percakapan, dan kasus penggunaan IA tingkat lanjut dengan fokus pada aplikasi yang menggabungkan otomatisasi dan AI.