Neraca keuangan? Laporan laba rugi? Tapi Aku Bukan Orang Angka!

Tiga puluh tahun yang lalu, ketika saya menjadi eksekutif di Showtime Networks, saya bekerja untuk memulai bisnis bayar-per-tayang. Menghitung angka adalah bagian dari pekerjaan saya. Saya bukan seorang CPA dan tidak memiliki gelar MBA. Tidak pernah mengambil kelas tentang penganggaran atau neraca.

Namun, untuk beberapa alasan, angka tidak pernah membuatku cemas. Sebenarnya saya cukup pandai membantu eksekutif lain memahami angka-angkanya. Sangat bagus, bahkan, saya dikerahkan selama sembilan bulan untuk mendidik anggota departemen keuangan tentang cara menghidupkan angka – untuk menjadikannya penting bagi kepala unit bisnis – sehingga mereka dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan cerita angka yang diceritakan.

Ups. Saya pikir saya baru saja membocorkan moral dari cerita ini, pelajarannya di posting ini.

Pernahkah Anda merasakan “beratnya kelopak mata”? Saya yakin Anda punya.

Tahukah Anda, sensasi mengantuk yang Anda dapatkan saat mendengarkan presentasi anggaran atau keuangan? Perasaan yang membuat Anda melamun tentang hal yang harus Anda lakukan untuk orang yang lupa Anda lakukan kemarin?

Ya, itu. Mari kita sembuhkan itu sekali dan untuk selamanya. Saatnya untuk serius dalam menghidupkan angka.

ANGKA BISA KUAT, TAPI…

Angka sendirian kesepian.

Angka dengan sendirinya tidak dapat berbicara.

Angka dengan sendirinya tidak menceritakan sebuah cerita.

Itu adalah tiga pelajaran utama dari buku brilian yang sedang saya baca sekarang berjudul Fakta: Sepuluh Alasan Kita Salah Tentang Dunia. Dan Mengapa Segalanya Lebih Baik Dari yang Anda Pikirkan. Penulisnya, Hans Rosling, dengan ingatan yang diberkati, adalah seorang dokter dan ahli statistik yang menyukai angka. Dia belajar kekuatan dalam menceritakan kisah tentang mereka, tren yang ditawarkan angka kepada kita, mitos yang bisa mereka hancurkan.

Saya sangat merekomendasikan buku dan/atau salah satu dari banyak TEDTalks yang dia berikan selama hidupnya. Dia sangat cerdas, ingin tahu, dan menghibur. Salah satu atribut trifecta terbaik, jika Anda bertanya kepada saya.

Mari kita bawa tiga alat Hans Rosling untuk menghidupkan angka, menempatkannya dalam konteks, dan benar-benar belajar sesuatu darinya.

Saya ingin melihat Anda menggunakan ketiga alat ini saat Anda menyusun anggaran, saat Anda bekerja dengan Komite Keuangan untuk membantu sukarelawan kepemimpinan yang berdedikasi dan cerdas untuk fokus pada apa yang penting.

Oh, dan saya telah menambahkan aturan keempat saya sendiri….

ATURAN #1: ATURAN 80/20

Anda tahu aturannya. 20% item menghasilkan 80% dari nilai. Juga dikenal sebagai “prinsip Pareto”, itu diterapkan di mana-mana.

Tidak semua yang ada dalam anggaran sama pentingnya. Dan beberapa hal sebenarnya tidak terlalu penting sama sekali. Ambil contoh presentasi anggaran yang kami berikan satu tahun ketika saya menjadi Direktur Eksekutif di GLAAD – anggaran $3 juta pada saat itu.

Satu-satunya pertanyaan yang diajukan?

“Jadi, berapa biaya perangko kelas satu hari ini?”

Itu adalah contoh yang cukup jelas tentang apa yang 80% dari apa yang sebenarnya tidak perlu kita pedulikan.

Cara termudah untuk menerapkan aturan 80/20 adalah dengan melihat angka terbesar, % varians terbesar. Di sebagian besar anggaran, 20% item berjumlah lebih dari 80% dari total. Hemat waktu dan prioritaskan. Fokus pada apa yang penting.

Dalam bukunya, Rosling bercerita tentang meninjau anggaran bantuan, menerapkan aturan 80/20. Dia menemukan bahwa 100 kali lebih banyak susu formula bayi akan dikirim ke kamp pengungsi di Aljazair. Dia melihat jumlah yang besar dan menggali alasannya. Dalam hal ini adalah titik desimal di tempat yang salah.

Jika salah satu klien konsultan saya telah meninjau laporan keuangannya dengan hati-hati dan melihat lini personalia (jumlah terbesarnya – 80%) dan menjelajahi detailnya, dia mungkin telah mengambil fakta bahwa CFO menulis sendiri dua cek gaji setiap periode pembayaran. . Selama satu tahun penuh. Apakah saya mendengar Anda mengatakan “Oy?” Atau sesuatu yang kurang baik?

ATURAN #2: BANDINGKAN

Contoh 1
Apakah ada orang di organisasi Anda (termasuk Anda sendiri) yang pernah berkata, “Saya benar-benar harus memahami apa yang dimaksud dengan neraca.” Atau, “Saya pernah mendengar bahwa aset = kewajiban tetapi mengapa saya harus peduli?”

Daripada memberi papan Anda “pelajaran” tentang neraca yang ditakdirkan untuk menyebabkan insomnia di papan Anda, bagaimana dengan membandingkan neraca Anda dengan dua lainnya – yang benar-benar sehat dan yang menimbulkan masalah. Paling tidak, kita bisa melihat neraca itu dan memahami sedikit lebih banyak tentang kesehatan relatifnya. Itu akan menjadi awal.

Contoh 2
Inilah kasus terkuat yang dapat saya buat untuk menjaga agar informasi keuangan historis tetap akurat dan dapat diakses.

Jika saya bendahara Anda, saya ingin melihat anggaran baris demi baris Anda untuk tahun depan dibandingkan dengan tahun aktual Anda hingga saat ini / di mana Anda pikir Anda akan berakhir tahun ini. Saya juga ingin melihat apa yang sebenarnya adalah tahun sebelumnya.

Jika saya seorang bendahara yang baik, saya akan menggunakan aturan 80/20 dan fokus pada angka-angka besar dan kemudian membandingkan angka-angka besar itu dengan informasi historis untuk memahami arah yang dituju. Saya ingin melihat % varians dan varians dolar nyata (kadang-kadang membandingkan angka-angka kecil dapat menghasilkan varians gila). Tapi ini kurang tentang angka mentah itu sendiri. Saya mencari cerita, tren.

Ketika saya tiba di GLAAD, kami memiliki $360 di bank. Neracanya jelek, untuk sedikitnya. Saya sangat ingin menceritakan kisah secara teratur tentang saldo kas kami dan pada akhirnya cadangan kami – sebuah kisah yang dapat dipelajari oleh anggota dewan baru ketika mereka tiba.

Dalam beberapa tahun pertama kami, jumlah cadangan kas kami sangat buruk. Tapi itu jauh lebih baik daripada $360. Jadi saya menunjukkan grafik batang paling banyak setiap presentasi anggaran sehingga anggota dewan baru tidak berpikir, “Dia benar-benar tidak peduli tentang membangun cadangan” dan sebagai gantinya membandingkan di mana kita berada dengan di mana kita berada. Angka yang sepi menjadi cerita yang mengesankan yang berbicara tentang prioritas yang kami berikan untuk kesehatan fiskal kami.

ATURAN #3: MEMBAGIKAN

Cara lain untuk mengungkapkan cerita dalam angka adalah dengan membagi angka yang sepi dengan total. Contoh terbaik untuk tujuan kita adalah memikirkan organisasi layanan langsung dan memikirkan “per orang”.

Jadi saya bekerja dengan klien yang ingin meningkatkan anggarannya sebesar $200.000 untuk melayani lebih banyak anak – untuk menggandakan jumlah anak yang mereka dukung di negara bagian mereka. Anak-anak yang membutuhkannya dan tidak bisa mendapatkan layanan yang benar-benar mereka butuhkan. Dia ingin melibatkan dewannya untuk mengumpulkan uang baru itu.

Ini bukan organisasi besar sehingga $200K mewakili peningkatan 60% dalam anggaran mereka. Anggota dewan berkeringat ketika mereka melihat peningkatan seperti itu.

Percakapan tentang keterlibatan dewan bergeser ketika kami mulai berpisah. Ternyata untuk menjangkau 60% lebih banyak anak, $200.000 itu menjadi $1.400 per anak/tahun. Ketika kami bertemu dengan dewan dan berbicara tentang angka $1.400, anggota dewan berhenti berkeringat dan mereka menjadi bersemangat dan mulai menghasilkan ide tentang bagaimana mendekati penggalangan dana menggunakan angka ‘per anak’.

Angka apa yang membuat papan Anda berkeringat dan bagaimana Anda membaginya untuk mendidik? Apakah mereka khawatir tentang overhead? Saya yakin Anda bisa membagi dan mengilustrasikan betapa sedikit yang Anda belanjakan. Itu hanya salah satu dari banyak contoh.

ATURAN #4: PERUBAHAN RAMAH JOAN

Setelah laporan keuangan selesai, neraca perlu ditinjau, atau anggaran siap untuk dipresentasikan, duduk dan tulis narasi 1-2 halaman. Kisah yang diceritakan oleh angka-angka. Berita utama. Implikasinya. Pilihan yang Anda buat sebagai hasilnya.

Tapi inilah hasil tangkapannya. Anda tidak dapat memuntahkan semua angka. Faktanya, Anda hanya dapat menggunakan angka dengan hemat untuk mengilustrasikan poin dalam cerita. Angka-angka tersebut mendukung detail untuk cerita Anda.

Intinya adalah ini. Terlalu sedikit orang dalam kepemimpinan nirlaba yang memiliki keahlian finansial. Tapi ini tidak membiarkan mereka lolos.

“Saya bukan orang angka” adalah kalimat yang tidak bisa dan tidak boleh diucapkan.

Setiap orang. Dengan serius. Setiap orang bisa menjadi orang nomor.

Dan pemimpin nirlaba harus menjadi orang nomor satu. Saya harap alat ini akan mengubah pola pikir Anda, mengurangi kecemasan Anda, dan menghilangkan sindrom penipu Anda di sekitar angka.

Angka harus masuk akal bagi Anda. Jadi setiap kali Anda melihat neraca atau laporan laba rugi pada spreadsheet, galilah cerita yang mereka ceritakan.