Menangani Berbagai Jenis Pesanan Pembelian di Microsoft Dynamics 365

Dengan Angka

• $35,88: Biaya minimum PO menurut APCQ.
• $506,52: Perkiraan biaya maksimum pesanan pembelian manual menurut APCQ.
• $53-$741: Kisaran biaya rata-rata PO menurut CAPS Research.
• $60.000: Perkiraan biaya tahunan APCQ yang terkait dengan pembuatan pesanan pembelian secara manual.

PO dan departemen yang menyetujuinya

• 8%: Tidak diperlukan persetujuan
• 21%: Keuangan
• 52%: Pemilik anggaran
• 84%: Manajemen pasokan

pengantar

Saat ini, pesanan pembelian (PO) adalah urat nadi semua perusahaan, terutama produsen. Mampu menggunakan PO dengan benar membantu dalam beberapa cara berbeda, termasuk:

1. 1.Menyederhanakan proses pemesanan, memudahkan untuk menemukan barang yang disetujui dan melakukan pemesanan.
2. 2.Membantu dalam penganggaran dengan membantu Anda menentukan berapa banyak yang perlu Anda belanjakan dan berapa banyak yang perlu Anda jual.
3. 3.Memungkinkan perencanaan yang akurat dengan memberikan wawasan tentang kinerja perusahaan.
4. 4.Peringatan pengeluaran tak terduga saat PO diajukan, menyediakan waktu untuk menelitinya.
5. 5.Konfirmasi kuantitas dan harga barang yang dibeli atau dijual, menghilangkan miskomunikasi.
6. 6.Memberikan perlindungan hukum terhadap kesalahan dalam jumlah atau kenaikan harga yang tidak terduga.
7. 7.Mengontrol pengeluaran dengan membatasi siapa yang dapat menempatkan dan menyetujui PO.
8. 8.Melacak pengeluaran dengan memberikan rincian ke mana uang Anda pergi.
9. 9.Membantu mengelola vendor dengan melihat siapa yang mengirimkan tepat waktu dengan harga yang disepakati dan siapa yang terlambat atau terus-menerus mengeluh.
10. 10.Meningkatkan manajemen inventaris dengan memberi tahu Anda apa yang seharusnya tiba dibandingkan dengan apa yang sebenarnya tiba.

Jenis Pesanan Pembelian

Sebagian besar PO yang digunakan saat ini biasanya termasuk dalam salah satu dari empat jenis. Sistem pesanan pembelian otomatis membantu mengelola setiap jenis PO ini.

Kerugian dari Sistem Pesanan Pembelian Manual

Tugas sistem otomasi pesanan pembelian adalah mengirimkan setiap PO ke anggota staf yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui. Sistem ini memanfaatkan proses dan aturan pembelian yang ada untuk melakukan pekerjaan mereka sekaligus melindungi bisnis Anda pada saat yang sama.

Sistem otomatis modern sering digunakan untuk mengatasi masalah utama yang terkait dengan proses PO manual yang lebih lama.

Dibandingkan dengan sistem modern dan otomatis, PO yang dibuat secara manual cenderung mengalami sejumlah kelemahan, termasuk yang berikut:

1. 1.Mereka kurang efisien
2. 2.Mereka berat kertas
3. 3.Mereka tidak memiliki akuntabilitas
4. 4.Mereka membuka perusahaan terhadap risiko keamanan
5. 5.Mereka tidak memiliki regulasi proses
6. 6.Mereka sering menghabiskan banyak waktu

Menggunakan sistem otomatis untuk PO sebagai pengganti proses manual yang lebih lama menghasilkan sejumlah manfaat, terlepas dari ukuran perusahaan:

• Peningkatan penghematan biaya
• Mengurangi kesalahan input manusia
• Lebih banyak visibilitas ke dalam proses PO
• Peningkatan fleksibilitas dan kontrol

Yang paling penting:

• Peningkatan efisiensi proses

Meningkatkan efisiensi proses biasanya diabaikan dalam urusan bisnis sehari-hari, tetapi peningkatan efisiensi ini sangat besar dan memberikan sejumlah manfaat utama, termasuk:

• Secara signifikan mengurangi waktu antara pesanan ditempatkan dan dikirim.

Dan

• Menyediakan jejak audit yang dapat diverifikasi sehingga manajer yang ingin mengetahui status item yang diminta dapat memperoleh tampilan pesanan secara real-time. Jika terjadi ketidaksesuaian, PO memberikan catatan tertulis.

Manfaat Sistem Manajemen PO Modern

Menurut blog Altametrics baru-baru ini, manajemen pesanan pembelian, “adalah proses pengadaan internal yang diterapkan oleh bisnis untuk memastikan bahwa setiap pembelian diperlukan, diperhitungkan, dan ditambah biaya. Tujuannya adalah untuk memastikan pekerja mengikuti semua kebijakan dan prosedur sebelum memenuhi pesanan pembelian.”

Menggunakan sistem manajemen PO otomatis modern memastikan bahwa semua pesanan dibuat, disetujui, dan dikirim sesuai dengan kebijakan dan prosedur terkini yang ditetapkan oleh organisasi. Sistem ini ada untuk memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki kendali penuh atas pembeliannya, bersama dengan kemampuan untuk melakukan penyesuaian cepat jika terjadi keadaan darurat.

Setelah dibuat, pesanan pembelian ini dianggap sebagai kontrak yang mengikat

• Perusahaan A setuju untuk membayar harga yang disebutkan untuk barang-barang yang terdaftar pada saat pengiriman dari Perusahaan B.
• Perusahaan B setuju untuk menyediakan barang tepat waktu, dan dengan harga, syarat dan ketentuan yang disepakati.

Jika ada kesalahan yang disadari, sistem manajemen PO modern menyediakan cara yang efisien untuk menyelesaikan perbedaan dengan cepat.

PO yang dikelola dengan benar:

• Menghilangkan kelebihan pembayaran
• Kurangi barang rusak
• Menghemat waktu
• Menghilangkan inefisiensi

Sistem manajemen PO modern dimulai dengan memeriksa metode perusahaan saat ini untuk mengidentifikasi hambatan dan cara untuk meningkatkan efisiensi. Sistem ini dapat secara ketat mematuhi kebijakan dan prosedur pengadaan yang ada dengan menggunakan pedoman sederhana. Ini memungkinkan pekerja lantai toko untuk membuat permintaan yang diubah menjadi PO yang akurat.

Sistem manajemen PO juga membantu mengatur informasi yang ada. Misalnya, mereka dapat membuat database manajemen vendor waktu nyata yang menunjukkan perusahaan mana yang disetujui. Ini membantu pembeli mengetahui dengan tepat siapa yang dapat mereka tangani untuk mendapatkan apa yang mereka butuhkan, dan kapan.

Manfaat nyata lainnya adalah kemampuan bagi pekerja untuk secara langsung melacak status setiap PO saat ini. Alih-alih meminta orang lain mengambil waktu dari tugas mereka untuk memberikan pembaruan, pekerja dapat dengan cepat masuk ke sistem dan mencari tahu sendiri.

Sistem manajemen PO terbaik tidak hanya memudahkan untuk membuat dan melacak PO, tetapi juga dapat berbagi informasi secara lancar dengan departemen lain saat disertakan sebagai bagian dari solusi Enterprise Resource Planning (ERP) secara keseluruhan.

Pengadaan dan Manajemen Rantai Pasokan Dynamics 365

Salah satu solusi ERP favorit kami adalah Microsofts Dynamics 365, sistem ERP modular yang mencakup manajemen aset dan fungsi pengadaan dalam modul Manajemen Rantai Pasokan.

Terletak di bagian Asset Management > Common > Procurement > Work order purchase requisition, software ini menampilkan daftar purchase order yang berhubungan dengan work order. Hal ini juga menunjukkan bagaimana barang yang dibeli digunakan dalam kaitannya dengan aset, pekerjaan pemeliharaan, suku cadang dan perintah kerja.

Modul ini dapat dikonfigurasi untuk menunjukkan kemungkinan penundaan. Sistem dapat menghasilkan pemberitahuan yang memberikan opsi berbeda kepada tim manajemen untuk menyelesaikan masalah

• Tunggu penundaannya atau
• Cari pemasok alternatif.

Selain itu, perintah kerja, pesanan pekerjaan, dan pesanan pembelian semuanya dapat diikat satu sama lain melalui modul Manajemen Rantai Pasokan. Hasil akhirnya adalah visibilitas:

• Pembelian tahu item apa yang ada di dalam pipa,
• Gudang tahu apa yang akan datang,
• Produksi tahu kapan bahan yang dibutuhkan akan tiba, dan
• Penjualan tahu kapan pelanggan dapat mengharapkan pengiriman barang jadi mereka.

Catatan: Klik di sini untuk melihat cara membuat pesanan pembelian di Dynamics 365 Supply Chain Management.

Modul Manajemen Rantai Pasokan Dynamics 365 juga memungkinkan Anda mengontrol aspek lain dari proses pesanan pembelian. Ini menyediakan sejumlah fungsi bisnis penting, termasuk membuat kebijakan pembelian, tanda terima dan faktur produk, dan banyak lagi. Lebih dari sekedar program manajemen PO, Supply Chain Management juga memiliki hubungan langsung dengan rabat, kontrol produksi, manajemen layanan, transportasi, pergudangan plus penjualan dan pemasaran.

Dengan menyediakan segala sesuatu mulai dari tampilan overhead dari seluruh rantai pasokan Anda hingga status PO individu, manajemen Rantai Pasokan memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam berbagai ukuran untuk mengontrol inventaris mereka.

Garis bawah

Pesanan pembelian terus menjadi bagian integral dari semua bisnis. Melanjutkan memasukkan data ini secara manual—dan mencoba melacak semuanya di atas kertas—membuat prosesnya menjadi rumit, dan rentan terhadap kesalahan dan kesalahan yang mahal.

Sistem manajemen PO otomatis, seperti yang disertakan dalam solusi Microsoft Dynamics 365, membantu mengurangi jumlah input manual, memastikan hanya vendor yang diizinkan yang digunakan dan menyederhanakan proses persetujuan, bahkan secara otomatis menyetujui pembelian yang lebih kecil, mendebitnya ke anggaran departemen, atau meneruskan mereka ke departemen yang tepat untuk disetujui.

Menghubungkan sistem manajemen PO ini ke sistem kontrol inventaris Anda secara keseluruhan adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan Anda selalu memiliki jumlah bahan yang tepat untuk memenuhi tujuan produksi dan penjualan Anda.

Dengan Angka

• $35,88: Biaya minimum PO menurut APCQ.
• $506,52: Perkiraan biaya maksimum pesanan pembelian manual menurut APCQ.
• $53-$741: Kisaran biaya rata-rata PO menurut CAPS Research.
• $60.000: Perkiraan biaya tahunan APCQ yang terkait dengan pembuatan pesanan pembelian secara manual.

PO dan departemen yang menyetujuinya

• 8%: Tidak diperlukan persetujuan
• 21%: Keuangan
• 52%: Pemilik anggaran
• 84%: Manajemen pasokan

pengantar

Saat ini, pesanan pembelian (PO) adalah urat nadi semua perusahaan, terutama produsen. Mampu menggunakan PO dengan benar membantu dalam beberapa cara berbeda, termasuk:

1. 1.Menyederhanakan proses pemesanan, memudahkan untuk menemukan barang yang disetujui dan melakukan pemesanan.
2. 2.Membantu dalam penganggaran dengan membantu Anda menentukan berapa banyak yang perlu Anda belanjakan dan berapa banyak yang perlu Anda jual.
3. 3.Memungkinkan perencanaan yang akurat dengan memberikan wawasan tentang kinerja perusahaan.
4. 4.Peringatan pengeluaran tak terduga saat PO diajukan, menyediakan waktu untuk menelitinya.
5. 5.Konfirmasi kuantitas dan harga barang yang dibeli atau dijual, menghilangkan miskomunikasi.
6. 6.Memberikan perlindungan hukum terhadap kesalahan dalam jumlah atau kenaikan harga yang tidak terduga.
7. 7.Mengontrol pengeluaran dengan membatasi siapa yang dapat menempatkan dan menyetujui PO.
8. 8.Melacak pengeluaran dengan memberikan rincian ke mana uang Anda pergi.
9. 9.Membantu mengelola vendor dengan melihat siapa yang mengirimkan tepat waktu dengan harga yang disepakati dan siapa yang terlambat atau terus-menerus mengeluh.
10. 10.Meningkatkan manajemen inventaris dengan memberi tahu Anda apa yang seharusnya tiba dibandingkan dengan apa yang sebenarnya tiba.

Jenis Pesanan Pembelian

Sebagian besar PO yang digunakan saat ini biasanya termasuk dalam salah satu dari empat jenis. Sistem pesanan pembelian otomatis membantu mengelola setiap jenis PO ini.

Kerugian dari Sistem Pesanan Pembelian Manual

Tugas sistem otomasi pesanan pembelian adalah mengirimkan setiap PO ke anggota staf yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui. Sistem ini memanfaatkan proses dan aturan pembelian yang ada untuk melakukan pekerjaan mereka sekaligus melindungi bisnis Anda pada saat yang sama.

Sistem otomatis modern sering digunakan untuk mengatasi masalah utama yang terkait dengan proses PO manual yang lebih lama.

Dibandingkan dengan sistem modern dan otomatis, PO yang dibuat secara manual cenderung mengalami sejumlah kelemahan, termasuk yang berikut:

1. 1.Mereka kurang efisien
2. 2.Mereka berat kertas
3. 3.Mereka tidak memiliki akuntabilitas
4. 4.Mereka membuka perusahaan terhadap risiko keamanan
5. 5.Mereka tidak memiliki regulasi proses
6. 6.Mereka sering menghabiskan banyak waktu

Menggunakan sistem otomatis untuk PO sebagai pengganti proses manual yang lebih lama menghasilkan sejumlah manfaat, terlepas dari ukuran perusahaan:

• Peningkatan penghematan biaya
• Mengurangi kesalahan input manusia
• Lebih banyak visibilitas ke dalam proses PO
• Peningkatan fleksibilitas dan kontrol

Yang paling penting:

• Peningkatan efisiensi proses

Meningkatkan efisiensi proses biasanya diabaikan dalam urusan bisnis sehari-hari, tetapi peningkatan efisiensi ini sangat besar dan memberikan sejumlah manfaat utama, termasuk:

• Secara signifikan mengurangi waktu antara pesanan ditempatkan dan dikirim.

Dan

• Menyediakan jejak audit yang dapat diverifikasi sehingga manajer yang ingin mengetahui status item yang diminta dapat memperoleh tampilan pesanan secara real-time. Jika terjadi ketidaksesuaian, PO memberikan catatan tertulis.

Manfaat Sistem Manajemen PO Modern

Menurut blog Altametrics baru-baru ini, manajemen pesanan pembelian, “adalah proses pengadaan internal yang diterapkan oleh bisnis untuk memastikan bahwa setiap pembelian diperlukan, diperhitungkan, dan ditambah biaya. Tujuannya adalah untuk memastikan pekerja mengikuti semua kebijakan dan prosedur sebelum memenuhi pesanan pembelian.”

Menggunakan sistem manajemen PO otomatis modern memastikan bahwa semua pesanan dibuat, disetujui, dan dikirim sesuai dengan kebijakan dan prosedur terkini yang ditetapkan oleh organisasi. Sistem ini ada untuk memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki kendali penuh atas pembeliannya, bersama dengan kemampuan untuk melakukan penyesuaian cepat jika terjadi keadaan darurat.

Setelah dibuat, pesanan pembelian ini dianggap sebagai kontrak yang mengikat

• Perusahaan A setuju untuk membayar harga yang disebutkan untuk barang-barang yang terdaftar pada saat pengiriman dari Perusahaan B.
• Perusahaan B setuju untuk menyediakan barang tepat waktu, dan dengan harga, syarat dan ketentuan yang disepakati.

Jika ada kesalahan yang disadari, sistem manajemen PO modern menyediakan cara yang efisien untuk menyelesaikan perbedaan dengan cepat.

PO yang dikelola dengan benar:

• Menghilangkan kelebihan pembayaran
• Kurangi barang rusak
• Menghemat waktu
• Menghilangkan inefisiensi

Sistem manajemen PO modern dimulai dengan memeriksa metode perusahaan saat ini untuk mengidentifikasi hambatan dan cara untuk meningkatkan efisiensi. Sistem ini dapat secara ketat mematuhi kebijakan dan prosedur pengadaan yang ada dengan menggunakan pedoman sederhana. Ini memungkinkan pekerja lantai toko untuk membuat permintaan yang diubah menjadi PO yang akurat.

Sistem manajemen PO juga membantu mengatur informasi yang ada. Misalnya, mereka dapat membuat database manajemen vendor waktu nyata yang menunjukkan perusahaan mana yang disetujui. Ini membantu pembeli mengetahui dengan tepat siapa yang dapat mereka tangani untuk mendapatkan apa yang mereka butuhkan, dan kapan.

Manfaat nyata lainnya adalah kemampuan bagi pekerja untuk secara langsung melacak status setiap PO saat ini. Alih-alih meminta orang lain mengambil waktu dari tugas mereka untuk memberikan pembaruan, pekerja dapat dengan cepat masuk ke sistem dan mencari tahu sendiri.

Sistem manajemen PO terbaik tidak hanya memudahkan untuk membuat dan melacak PO, tetapi juga dapat berbagi informasi secara lancar dengan departemen lain saat disertakan sebagai bagian dari solusi Enterprise Resource Planning (ERP) secara keseluruhan.

Pengadaan dan Manajemen Rantai Pasokan Dynamics 365

Salah satu solusi ERP favorit kami adalah Microsofts Dynamics 365, sistem ERP modular yang mencakup manajemen aset dan fungsi pengadaan dalam modul Manajemen Rantai Pasokan.

Terletak di bagian Asset Management > Common > Procurement > Work order purchase requisition, software ini menampilkan daftar purchase order yang berhubungan dengan work order. Hal ini juga menunjukkan bagaimana barang yang dibeli digunakan dalam kaitannya dengan aset, pekerjaan pemeliharaan, suku cadang dan perintah kerja.

Modul ini dapat dikonfigurasi untuk menunjukkan kemungkinan penundaan. Sistem dapat menghasilkan pemberitahuan yang memberikan opsi berbeda kepada tim manajemen untuk menyelesaikan masalah

• Tunggu penundaannya atau
• Cari pemasok alternatif.

Selain itu, perintah kerja, pesanan pekerjaan, dan pesanan pembelian semuanya dapat diikat satu sama lain melalui modul Manajemen Rantai Pasokan. Hasil akhirnya adalah visibilitas:

• Pembelian tahu item apa yang ada di dalam pipa,
• Gudang tahu apa yang akan datang,
• Produksi tahu kapan bahan yang dibutuhkan akan tiba, dan
• Penjualan tahu kapan pelanggan dapat mengharapkan pengiriman barang jadi mereka.

Catatan: Klik di sini untuk melihat cara membuat pesanan pembelian di Dynamics 365 Supply Chain Management.

Modul Manajemen Rantai Pasokan Dynamics 365 juga memungkinkan Anda mengontrol aspek lain dari proses pesanan pembelian. Ini menyediakan sejumlah fungsi bisnis penting, termasuk membuat kebijakan pembelian, tanda terima dan faktur produk, dan banyak lagi. Lebih dari sekedar program manajemen PO, Supply Chain Management juga memiliki hubungan langsung dengan rabat, kontrol produksi, manajemen layanan, transportasi, pergudangan plus penjualan dan pemasaran.

Dengan menyediakan segala sesuatu mulai dari tampilan overhead dari seluruh rantai pasokan Anda hingga status PO individu, manajemen Rantai Pasokan memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam berbagai ukuran untuk mengontrol inventaris mereka.

Garis bawah

Pesanan pembelian terus menjadi bagian integral dari semua bisnis. Melanjutkan memasukkan data ini secara manual—dan mencoba melacak semuanya di atas kertas—membuat prosesnya menjadi rumit, dan rentan terhadap kesalahan dan kesalahan yang mahal.

Sistem manajemen PO otomatis, seperti yang disertakan dalam solusi Microsoft Dynamics 365, membantu mengurangi jumlah input manual, memastikan hanya vendor yang diizinkan yang digunakan dan menyederhanakan proses persetujuan, bahkan secara otomatis menyetujui pembelian yang lebih kecil, mendebitnya ke anggaran departemen, atau meneruskan mereka ke departemen yang tepat untuk disetujui.

Menghubungkan sistem manajemen PO ini ke sistem kontrol inventaris Anda secara keseluruhan adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan Anda selalu memiliki jumlah bahan yang tepat untuk memenuhi tujuan produksi dan penjualan Anda.