Selama minggu lalu, satu klien membatalkan acara tiga hari, yang mencakup satu hari perencanaan strategis, rapat dewan sehari penuh, dan simposium profesional.
Klien lain membatalkan retret dewan dua hari, satu-satunya kali setiap tahun dewan nasional ini bertemu secara langsung.
Dalam satu kasus, seorang ketua dewan dan dalam kasus lain seorang direktur eksekutif menggambarkan apa yang mereka lihat sebagai proposisi ini-atau-atau.
“Sepertinya kita punya dua pilihan. Entah kami akan membatalkan dan menjadwal ulang atau mencari cara untuk melakukan ini secara virtual.”
Saya tidak yakin kami memiliki semua opsi di atas meja. Tentu, organisasi dapat memutuskan untuk menjadwal ulang. Tetapi dalam lingkungan yang tidak pasti ini di mana kita mempelajari hal-hal baru setiap jam, tampaknya ada beberapa risiko dalam opsi itu juga.
Tetapi saya memiliki masalah yang lebih besar dengan opsi kedua – mencari tahu bagaimana melakukan rapat yang sama secara virtual. Bagi saya, mengubah pertemuan tatap muka menjadi pengaturan virtual adalah proposisi yang kalah. Anda tidak bisa begitu saja mengambil agenda langsung dan menyampaikan tujuan rapat melalui telepon atau konferensi video.
Saya percaya bahwa pertemuan, yang dirancang sebagai pertemuan virtual, bisa sangat berharga. Sama berharganya dengan pribadi? Perbandingan yang tidak adil jika Anda bertanya kepada saya.
Anda harus merancang setiap jenis dengan mengharapkan hasil yang berbeda. Berharga dengan cara yang berbeda. Dan dalam posting ini, saya menawarkan sumber yang dapat diunduh untuk membantu Anda menghasilkan pemikiran kreatif yang diperlukan untuk merancang pertemuan virtual yang kreatif.
Bagaimana contoh dan kemudian pergi ke download saya harap akan membantu.
RAPAT DEWAN PERSON
Mari kita gunakan contoh rapat dewan secara langsung yang dibatalkan. Kemudian kita akan menggoda keluar pilihan.
Rencana Asli
Pertemuan dewan dua hari secara langsung sudah siap. Hebatnya, semua orang telah merencanakan untuk datang. Agendanya antara lain:
- Laporan UGD
- Presentasi dan diskusi oleh konsultan perencanaan strategi
- Presentasi inspiratif dari inisiatif baru yang inovatif yang didanai oleh yayasan terkemuka.
- Laporan komite
Makan malam telah dijadwalkan untuk malam sebelum pertemuan dimulai. Tujuannya adalah untuk memelihara kohesi dewan.
Jadi pertemuan dibatalkan. Jika dewan ingin beralih ke konferensi video, apa saja pilihannya?
Opsi 1: “Semuanya Dalam Waktu Lebih Sedikit”
Pada dasarnya, idenya adalah untuk membuat ulang pertemuan asli sedekat mungkin, tetapi lebih cepat. Apa artinya itu dalam praktik?
- Begitu banyak untuk makan malam bersama!
- Beri tahu setiap orang dalam agenda bahwa mereka hanya perlu melakukan “hal” mereka dalam waktu yang lebih singkat
Voila. Rapat dewan yang sama tetapi dalam waktu. Tetapi apakah itu benar-benar “sama?” Saya pikir tidak.
Opsi 2: “Lakukan Hanya Apa yang Paling Penting”
Opsi ini mengatasi kekhawatiran bahwa anggota dewan tidak akan tetap fokus. Jadi kami menemukan dua blok 3 jam dan memotong pertemuan menjadi dua untuk mencoba menjaga keterlibatan orang-orang.
Opsi 3: “Pemikiran Ulang Total”
Akhirnya, dengan opsi ini kita perlu berkreasi.
- ED dan Ketua Dewan mengevaluasi tujuan yang mereka tetapkan untuk pertemuan awal (topik untuk posting lain jika Anda tidak memilikinya)
- Komite Eksekutif dan ED bertemu untuk membicarakan bagaimana mencapai tujuan tersebut secara virtual. Ini mungkin atau mungkin tidak mencakup semua item agenda. Ini mungkin termasuk yang berbeda yang tidak ada dalam agenda asli. Anda mendesain berdasarkan tujuan dan format baru.
Dan voila. Anda telah membuat pertemuan virtual dengan tujuan dan Anda telah merancang pengalaman yang memenuhi tujuan tersebut. Pertemuan tersebut, karena formatnya yang berbeda, akhirnya menjadi unik dan waktu berlalu dengan cepat.
“BENAR-BENAR BERPIKIR KEMBALI” – MENYELAM LEBIH DALAM
Mari kita gali lebih dalam pada opsi ke-3 ini. Berikut tampilannya:
- Libatkan anggota dewan melalui diskusi yang mendalam tentang visi 3 tahun baru yang memiliki kesempatan untuk menendang ban dan menawarkan masukan yang berarti.
- Menginspirasi anggota dewan dengan pengenalan inisiatif baru dan menanamkan kepercayaan pada staf.
- Beri tahu dewan dengan presentasi ED substantif – ‘Keadaan Organisasi’.
- Minta pertanggungjawaban ketua komite dengan meminta presentasi singkat.
Sekarang apa yang organisasi lakukan secara berbeda untuk memenuhi tujuan ini? Cukup banyak hal…
Struktur/Format Berbeda
- Pecah rapat menjadi dua konferensi video 2 jam, kira-kira seminggu ke depan
- Tidak ada presentasi oleh siapa pun lebih dari 15 menit – rentang perhatian jauh lebih rendah saat virtual
- Laporan ED harus lebih pendek dan lebih menarik dengan penggunaan video, pers, foto. Presentasi harus mencakup 3-4 item yang ED lihat sebagai tantangan dan mungkin ini dapat didiskusikan
Platform yang Tepat
- Panggilan konferensi tidak dapat dilakukan sejak awal. Mereka tahu itu pasti video
- Anggota diharuskan menggunakan perangkat lunak konferensi video seperti Zoom (yang terbaik yang pernah saya gunakan sejauh ini IMHO)
Penekanan pada Pra-Baca/Kerja
- Ketua komite dimintai laporan tertulis 2 halaman tentang kemajuan hingga saat ini dan apa yang dapat diharapkan oleh anggota dewan sebelum pertemuan berikutnya. Tidak ada presentasi
Fasilitasi yang Kuat
- Ini adalah pekerjaan besar dan tidak mudah – untuk membuat semua orang tetap terlibat dan secara aktif bekerja untuk mengumpulkan masukan dan ide dari semua anggota
- Fasilitator bekerja sama dengan konsultan strategi dan bersama-sama mereka merancang struktur yang berbeda untuk memanfaatkan video dan penggunaan ruang breakout video yang tersedia melalui Zoom
Pertemuan Kedua Sebagai Tindak Lanjut
- Jadwalkan konferensi video kedua yang ditujukan untuk memicu anggota dewan untuk menumbuhkan, mendidik, dan berbagi antusiasme mereka tentang organisasi Anda di jaringan mereka.
- Tujuan dari pertemuan kedua ini adalah untuk menginformasikan dan menggairahkan anggota dewan tentang program – saat ini dan yang direncanakan – dan untuk menyalakan mereka untuk menjadi juara eksternal. Ikat itu bersama dengan sesi yang dijalankan oleh Pengembangan yang meminta setiap anggota dewan untuk berlatih pitch elevator organisasi dengan presentasi sebagai dasarnya
APAKAH PERTUMBUHAN INI SEPRODUKTIF SEPERTI SESUNGGUHNYA?
Jawaban singkatnya adalah tidak. Tapi sangat dekat. Mengapa?
- Itu dirancang dengan lebih menekankan pada menjaga perhatian anggota dewan daripada mengasumsikannya (dan menjadi frustrasi ketika Anda tidak mendapatkannya)
- Tujuan pertemuan sangat jelas – harus memastikan bahwa anggota dewan merasa memiliki nilai tambah.
- Perusahaan strategi menerima umpan balik yang cerdas dan dukungan umum pada visi
- Presentasi lebih singkat, lebih menarik dan menyenangkan, dirancang dengan mempertimbangkan audiens
Tetapi kemenangan yang sebenarnya adalah dalam menyelesaikannya. Setelah mempelajari apa yang berhasil dan mungkin lebih efektif, organisasi sekarang siap untuk mengadakan pertemuan melalui video. Rapat komite dan rapat dewan khusus misalnya.
Saya bekerja dengan klien yang melakukan simposium profesional dan selama beberapa dekade melakukannya secara langsung. Sudah lama ada diskusi tentang berapa banyak lagi yang bisa dilakukan, dan berapa banyak biaya yang lebih efektif, jika bisa dilakukan secara virtual. Tetapi ada beberapa penolakan (tidak akan berhasil, kurangnya waktu, peserta yang tidak puas).
Untuk klien saya, saya belum bisa memastikan apakah itu akan berhasil. Tapi coba tebak?
Keadaan memaksa inovasi. Tim telah untuk melihat bagaimana sesuatu dapat dilakukan secara berbeda dan dengan demikian menciptakan peluang baru bagi organisasi untuk menjangkau dan melibatkan pemangku kepentingan. Geografi tidak terlalu menjadi masalah, memungkinkan pakar global untuk hadir. Biayanya lebih rendah, memungkinkan organisasi untuk menawarkan kesempatan ini kepada anggota lebih sering. Dan para presenter memberikan presentasi berkualitas lebih tinggi yang diterima dengan baik dan lebih menarik.
Pesan moral dari cerita ini: Pertemuan video hanya akan di bawah standar jika Anda memperlakukannya sebagai versi video dari pertemuan yang Anda rencanakan. Tetapi jika Anda mengubah pola pikir Anda, tetap fokus pada tujuan dan bertukar pikiran (tanpa ide yang ditolak mentah-mentah), Anda mungkin menemukan cara baru untuk berkumpul – alat lain dalam gudang pertunangan Anda.
UNDUH
Jadi inilah unduhan yang saya janjikan kepada Anda. Ini disebut Pedoman untuk Pertemuan Virtual yang Berharga.
MENGALAMI KRISIS
Pada saat posting ini diterbitkan, pandemi COVID-19 berkecamuk di seluruh dunia dan memengaruhi organisasi nirlaba dari semua ukuran secara besar-besaran. Selama beberapa minggu mendatang saya berencana untuk memfokuskan blog saya sepenuhnya pada pemikiran dan saran yang dirancang untuk membantu organisasi nirlaba menavigasi melalui krisis ini. Saya harap Anda akan melompat ke daftar email saya sehingga saya dapat memberi tahu Anda setiap kali posting baru ditayangkan. Ketahuilah seberapa besar saya mendukung Anda dan mari berharap kita berada di sisi lain dari ini sesegera mungkin.
Apakah bermain judi indotogel sydney aman atau tidak, itu terlalu bergantung dengan bandar togel online daerah kamu memasang. Pasalnya telah ada banyak sekali bettor yang berhasil dan berhasil berkat rajin bertaruh di pasaran togel sidney pools. Oleh karena itulah para pembaca sekalian perlu pandai didalam memilah bandar togel online yang terkandung di google atau internet. Mendapatkan keuntungan kala bermain judi togel sidney hanya bisa kami nikmati seumpama kami bertaruh di daerah yang tepat.
