Bagaimana Pemimpin Dapat Mendapatkan Umpan Balik yang Mereka Butuhkan untuk Tumbuh

Saat ketidakpastian tinggi, mengetahui posisi Anda — dan mempelajari kesalahan Anda selagi masih ada waktu untuk memperbaikinya — menjadi lebih penting dari sebelumnya. Agar dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi dan memastikan bahwa tim Anda terus merasa didukung dan termotivasi, Anda perlu memahami apa yang Anda lakukan dengan baik — dan kekurangan Anda. Meminta umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti memungkinkan Anda untuk membuat keputusan dan pivot yang lebih baik dan lebih tepat bila diperlukan.

Meminta umpan balik juga menciptakan budaya kepercayaan dan transparansi. Dengan kekhawatiran tentang penurunan ekonomi yang meningkat, tim yang sudah kewalahan diminta untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. Ketika karyawan merasa masukan mereka penting, mereka cenderung tetap setia, terlibat, dan produktif. Mereka juga jauh lebih bersedia mengungkapkan keprihatinan dan saran yang berharga.

Tetapi ketidakpastian juga membuat jauh lebih sulit untuk mendapatkan umpan balik yang jujur. Ketika orang merasa cemas atau merasa pekerjaan mereka terancam bahaya, mereka lebih enggan untuk angkat bicara, terutama kepada manajemen. Tambahkan fakta bahwa ketika orang naik pangkat dalam suatu organisasi, mereka cenderung mendapatkan umpan balik yang kurang korektif, meskipun sebuah studi tahun 2014 oleh Zenger Folkman menunjukkan bahwa dengan selisih tiga banding satu, orang percaya umpan balik korektif lebih bermanfaat. meningkatkan kinerja mereka daripada umpan balik positif.

Dengan kata lain, tepat pada saat Anda sangat membutuhkannya, mendapatkan detak akurat pada kinerja Anda sebagai seorang pemimpin menjadi sangat, sangat sulit. Jadi, bagaimana Anda mendapatkan umpan balik saat orang cenderung tidak menawarkannya? Bagaimana Anda bisa meminta saran yang berguna dan dapat ditindaklanjuti dari laporan Anda? Tak satu pun dari Anda ingin melakukan percakapan yang sulit, tetapi ketika Anda adalah pemimpinnya, tugas Anda adalah mengatasi keengganan itu untuk diri Anda sendiri dan membantu orang lain mengatasinya juga.

Mengetahui bagaimana dan kapan meminta umpan balik adalah keterampilan yang dipelajari — seperti memeriksa reaksi defensif (normal) Anda saat menghadapi kritik yang membantu. Berdasarkan buku dan penelitian kami, kami menyatukan pikiran untuk menguraikan langkah-langkah spesifik yang harus diambil pemimpin untuk meminta umpan balik. Hal pertama yang harus dilakukan adalah meminta kritik, terutama jika Anda adalah bosnya. Ini paling canggung dan bisa menjadi perjalanan emosional yang sulit, jadi inilah enam tips untuk berhasil meminta Keterusterangan Radikal dari karyawan Anda.

1. Rangkullah perasaan “negatif” – sering.

Mendengar apa yang perlu Anda tingkatkan jarang terasa menyenangkan. Tanyakan pada diri Anda: Berapa kali setiap minggu orang yang bekerja dengan Anda memberi tahu Anda hal-hal yang membuat Anda cemas, kesal, atau bahkan defensif? Seberapa sering mereka memberi tahu Anda hal-hal yang membuat Anda merasa luar biasa? Jika itu semua pujian yang menyenangkan dan tidak ada kritik yang sulit didengar, berhati-hatilah! Anda tidak mendapatkan kisah nyata. Anda perlu bekerja lebih keras untuk membuat mereka mengkritik Anda.

Ingat, dalam hal meminta Keterusterangan Radikal, kabar baik bukanlah berita, tidak ada berita adalah kabar buruk, dan kabar buruk adalah kabar baik. Seperti yang dikatakan salah satu mantan manajer Liz kepadanya, “Seseorang yang peduli dengan Anda memberi tahu Anda bahwa Anda memiliki makanan di wajah Anda. Semua orang akan tetap bungkam karena mereka tidak ingin merasa tidak nyaman.” Meskipun kritik sulit didengar saat ini, Anda membutuhkannya untuk menjadi lebih baik dari waktu ke waktu – dan seiring berjalannya waktu, itu juga akan berkurang.

2. Miliki pertanyaan masuk.

Mungkin terasa canggung untuk bertanya kepada orang-orang secara blak-blakan tentang apa yang sedang terjadi. Dan ketika segala sesuatunya tidak pasti, mereka merasa berisiko untuk mengatakan apa yang sebenarnya mereka pikirkan. Kami menyarankan Anda mengajukan pertanyaan masuk yang membangun keamanan psikologis. Ada tiga elemen untuk pertanyaan masuk yang bagus:

• Pertanyaan tidak dapat dijawab dengan ya atau tidak, atau “Oh, tidak, semuanya baik-baik saja” — yang merupakan jawaban yang paling sering Anda dapatkan jika Anda bertanya, “Apakah Anda memiliki umpan balik untuk saya? ” Liz dan Mollie suka, “Satu hal apa yang bisa saya lakukan untuk mendukung Anda?” Dengan meminta “satu hal”, Anda membuat kemungkinan besar Anda akan mendapatkan respons yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti.
• Pertanyaan Anda harus terdengar seperti Anda – sesuatu yang wajar Anda katakan. Pertanyaan yang suka digunakan Kim adalah, “Apa yang dapat saya lakukan atau hentikan yang akan mempermudah bekerja dengan saya?” Namun, Jika kata-kata itu tidak mudah keluar dari lidah Anda, temukan kata-kata yang bisa.
• Pertanyaan Anda harus disesuaikan dengan orang yang Anda ajak bicara. Jason Rosoff, yang ikut mendirikan Radical Candor bersama Kim, mengatakan kepadanya bahwa dia membenci pertanyaannya, jadi dia perlu menanyakan pertanyaan yang lebih spesifik.

Pertimbangkan untuk menjadikan pertanyaan masuk sebagai bagian rutin dari agenda 1:1 Anda. Jika tim Anda mengetahui apa yang akan Anda tanyakan sebelumnya, mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk menyiapkan jawaban yang berguna.

3. Rangkullah ketidaknyamanan orang lain.

Tidak peduli seberapa bagus pertanyaan Anda, orang lain cenderung merasa tidak nyaman. Dan Anda cenderung merasa tidak nyaman karena mereka tidak nyaman. Anda mungkin tergoda untuk melepaskan orang tersebut pada saat ini. Tapi jika Anda melakukannya, Anda tidak akan pernah mendapatkan umpan balik yang Anda butuhkan untuk berhasil.

Satu-satunya jalan keluar dari ketidaknyamanan ini adalah lewat. Coba ajukan pertanyaan Anda dan kemudian diam. Hitung sampai enam, pelan-pelan, di kepala Anda. Sangat sedikit orang yang dapat menahan keheningan selama enam detik penuh. Mereka akan memberitahumu sesuatu.

4. Mendengarkan untuk memahami, bukan untuk menanggapi.

Saat mendengarkan umpan balik, motivasi Anda penting. Anda harus ingin memahami apa yang dikatakan orang lain kepada Anda, daripada mendengarkan sehingga Anda dapat memberikan tanggapan. Ini perbedaan antara, “Saya mendengar apa yang Anda katakan, terima kasih” (hebat) dan “Saya mendengar apa yang Anda katakan, tapi …” (tidak terlalu bagus).

Umpan balik membuka kita untuk melihat perilaku kita dari sudut pandang yang berbeda. Jika kita berfokus untuk membela diri, kita kehilangan kesempatan untuk belajar dan berkembang. Petunjuk bermanfaat tentang mendengarkan untuk memahami: Lihat untuk kritiknya. Seringkali orang akan menyembunyikan kritik. Terkadang Anda akan mendapatkan umpan balik “oreo”: dua pemikiran positif di sekitar yang negatif. (Ini terkadang disebut, kurang menggugah selera, sandwich kotoran.) Pastikan Anda tidak melewatkan kritiknya. Di lain waktu, umpan balik akan lebih seperti kue kismis oatmeal. Jangan lewatkan kismis!

5. Tutup loop: Jadikan mendengarkan Anda nyata.

Cara terbaik untuk memastikan Anda terus menerima umpan balik adalah menindaklanjuti dan membagikan tindakan yang telah Anda ambil berdasarkan apa yang Anda dengar.

Saat Anda menerima komentar kritis, sebaiknya segera uraikan apa yang akan Anda lakukan dengan saran atau masalah yang ditandai. Coba, “Inilah yang akan saya lakukan untuk selanjutnya.” Dan ingat: Anda tidak perlu berjanji untuk melakukan perubahan besar-besaran (Anda mungkin tidak dapat memenuhi janji tersebut). Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Langkah saya selanjutnya adalah berbicara dengan pemimpin lain untuk melihat apa yang mungkin.”

Contohnya CEO Netflix Reed Hastings, yang mendapatkan penilaian tertulis 360 derajat setiap tahun yang dapat disumbangkan oleh setiap karyawan. Hastings menutup loop pada 2019 360-nya dengan menulis memo kepada semua karyawan Netflix. Berikut kutipan dari bukunya Tidak Ada Aturan Aturan:

Saya menemukan komentar terbaik untuk pertumbuhan saya sayangnya yang paling menyakitkan. Jadi, dalam semangat 360, terima kasih telah dengan berani dan jujur ​​menunjukkan kepada saya: “Dalam rapat, Anda dapat melewatkan topik atau terburu-buru saat Anda merasa tidak sabar atau menentukan topik tertentu dalam agenda tidak lagi sepadan dengan waktu… Pada catatan serupa, berhati-hatilah karena membiarkan sudut pandang Anda kewalahan. Anda dapat mengubah perdebatan dengan menandakan keselarasan ketika itu tidak ada. Sangat benar, sangat sedih, dan sangat membuat frustrasi karena saya masih melakukan ini. Saya akan terus mengerjakannya.

Setelah Anda mengambil tindakan, pastikan Anda membagikan perubahan yang telah Anda buat. Tanyakan apakah Anda overcorrected atau undercorrected. Petunjuk bermanfaat: Jika masalahnya adalah sesuatu yang telah Anda perjuangkan selama beberapa waktu, biasanya ada baiknya mencoba mengoreksi secara berlebihan. Jika Anda mendapat umpan balik bahwa Anda bergerak terlalu cepat, berusahalah untuk memperlambat sampai seseorang memberi tahu Anda bahwa Anda bergerak terlalu lambat.

Dan jika Anda tidak dapat melakukan sesuatu yang berbeda, sampaikan alasannya. Ketika seorang karyawan memberi tahu Kim bahwa dia menyela dia dan karyawan lain dalam rapat, dia mengenakan karet gelang ke rapat staf berikutnya, memberi tahu semua orang tentang umpan baliknya, dan meminta bantuan untuk mengubah kebiasaan buruk yang mendarah daging ini yang tidak dapat dia ubah secara realistis dalam semalam. . Dia meminta orang-orang untuk memasang karet gelang di pergelangan tangannya ketika mereka melihat dia menyela. (Dia tahu bahwa orang-orang di timnya akan benar-benar melakukan itu, dan sambil tertawa – Anda mungkin memutuskan untuk mengambil pendekatan yang berbeda.) Karet gelang membantunya mengurangi interupsi. Tapi yang lebih penting, itu membuat dia mendengarkan nyata – dan menjelaskan bahwa meskipun dia tidak bisa mengubah keadaan dalam semalam, dia sedang mengusahakannya.

Salah satu kesalahan langkah terbesar yang kami lihat dilakukan oleh para pemimpin adalah tetap diam ketika, setelah mempertimbangkan dengan hati-hati, mereka menyadari bahwa mereka tidak dapat menindaklanjuti umpan balik. Ketika karyawan tidak pernah mendengar kembali setelah memberikan umpan balik, mereka akan menganggap bahwa saran mereka diabaikan. Jauh lebih baik untuk kembali ke tim Anda dan mengatakan sesuatu seperti, “Sayangnya, karena prioritas tim eksekutif untuk kuartal ini, kami tidak dapat melakukan ____, tetapi saya akan mengingatnya, daripada tidak mengatakan apa-apa sama sekali.

6. Jadikan memberi umpan balik — bukan melampiaskan — sebagai kebiasaan tim.

Ventilasi yang konsisten, saat Anda mengulangi masalah yang sama tanpa berusaha memahami atau menyelesaikannya, dapat membuat Anda dan tim merasa lebih buruk. Ini karena Anda menanamkan rasa frustrasi di otak Anda dengan membicarakannya berulang kali, tanpa benar-benar berfokus pada apa yang bisa dipelajari atau diubah.

Lebih buruk lagi adalah ketika seseorang merasa tidak aman memberikan umpan balik kepada orang lain dan malah melampiaskan rasa frustrasinya kepada pihak ketiga yang netral. Ini mungkin membuat orang yang frustrasi merasa lebih baik pada saat itu, tetapi itu tidak menyelesaikan apa pun dalam jangka panjang, karena orang lain tidak menyadari perilakunya yang membuat frustrasi. Ketika seseorang datang dan berbicara kepada Anda tentang orang lain yang tidak ada di ruangan itu, Anda mungkin merasa menjadi pendengar yang berempati. Tapi sebenarnya yang Anda lakukan hanyalah mengaduk pot politik. Sebaliknya, dorong mereka untuk berbicara langsung dengan orang lain. Tawarkan layanan Anda sebagai mediator, tetapi ingatkan mereka bahwa keduanya tetap harus berbicara dengan Anda pada saat yang bersamaan. Ada pengecualian yang jelas — jika seseorang diintimidasi atau dilecehkan, jangan suruh mereka menyelesaikannya secara langsung.

Jadikan umpan balik sebagai kebiasaan tim sehingga orang merasa aman memberikannya secara langsung alih-alih melampiaskannya kepada orang lain. Tempat untuk memulai adalah meminta umpan balik. Jika setiap orang meminta umpan balik, kemungkinan besar akan diterima dengan telinga terbuka.

. . .

Ketika segala sesuatunya mengudara, rasanya nyaman untuk menghindari umpan balik yang sulit. Namun menciptakan stabilitas untuk tim Anda — dan kesuksesan untuk organisasi Anda — bergantung pada kemampuan Anda untuk mempelajari apa yang perlu diubah. Mengubur kepala Anda di pasir bukanlah hal yang aman untuk dilakukan. Budaya empati yang merusak atau keharmonisan palsu bukanlah jalan menuju sukses! Sebaliknya, mengundang kritik.