Tidak peduli seberapa berpengalamannya Anda sebagai asosiasi profesional, merencanakan sebuah acara bisa sangat melelahkan.
Dari sponsor, anggaran, rencana perjalanan, AV, F&B dan semua akronim di antaranya, cukup untuk membuat kepala Anda pusing.
Ketika semua rencana dan detail terasa berlebihan, ahli perencanaan pertemuan di Reno-Sparks Convention & Visitor Authority (RSCVA) memiliki beberapa saran untuk membantu Anda memusatkan diri dan kembali ke dasar – lima W dasar.
Apa
Ketika Anda tidak yakin ke mana harus pergi selanjutnya, atau bahkan harus mulai dari mana, Charles Harris, presiden dan CEO RSCVA, menyarankan agar Anda memulai dengan menjadi sangat spesifik tentang apa yang Anda butuhkan dari suatu tujuan.
“Ketika memikirkan tentang “apa” Anda, penting untuk mempertimbangkan anggaran yang ingin Anda penuhi,” kata Harris. “Setelah itu ditetapkan, Anda dapat mencari penawaran dan insentif di destinasi prospektif yang akan membantu Anda tetap di bawah biaya itu.”
Pastikan tujuan yang Anda pertimbangkan dapat mengakomodasi ukuran dan gaya pertemuan yang Anda rencanakan. Misalnya, di Reno Tahoe, tempat pertemuan berkisar dari lokasi berukuran sedang hingga Reno-Sparks Convention Center, fasilitas luas seluas 600.000 kaki persegi, hingga Reno-Sparks Livestock Events Center yang serbaguna dan National Bowling yang unik. Stadion, mengakomodasi berbagai ukuran dan jenis acara.
Di mana
“Saat mempertimbangkan tempat untuk menyelenggarakan acara Anda, destinasi yang dapat sesuai dengan kebutuhan Anda dan memiliki berbagai atraksi untuk menarik lebih banyak peserta adalah ideal,” kata Harris.
“Ketika datang ke tempat untuk menghibur peserta di waktu senggang mereka, lokasi yang ideal termasuk hot spot dalam jarak perjalanan yang mudah dari tempat pertemuan dan penginapan,” tambah Harris. Misalnya, di Reno, area pusat kota menampilkan Distrik Reno Riverwalk, yang merupakan rumah bagi restoran, bar, dan perbelanjaan di sepanjang Sungai Truckee yang indah.
Juga di pusat kota Reno, pengunjung akan menemukan Truckee River Whitewater Park di Wingfield Park, yang menampilkan jeram Kelas 2 dan 3 yang dapat diakses dengan kayak, kano, rakit, dan ban dalam, mengintegrasikan alam langsung ke lingkungan perkotaan.
Kapan
Apakah Anda memiliki tanggal tertentu dalam pikiran atau Anda dapat fleksibel sekitar waktu tertentu dalam setahun?
“Jika Anda tahu kapan Anda ingin pertemuan Anda diadakan, Anda mungkin dapat menghindari waktu puncak perjalanan di area yang dapat menaikkan harga, atau berencana untuk memanfaatkan hiburan dan acara di area tersebut yang akan diadakan di waktu yang sama,” kata Haris.
“Di sini, di Reno Tahoe, kami memiliki beberapa peristiwa besar yang terjadi setiap tahun,” jelas Harris. “Penduduk setempat menantikan acara seperti The Great Reno Balloon Race, Reno Rodeo, dan Lake Tahoe Shakespeare Festival, dan acara yang direncanakan di sekitar pengalaman lokal semacam itu dapat menambahkan faktor wow nyata ke pertemuan Anda.”
Berkat cuaca Reno yang bagus dan sinar matahari 300 hari setahun, begitu banyak kegiatan yang ditawarkan sepanjang tahun.
Siapa
Apakah Anda merencanakan pertemuan yang terasa disesuaikan dengan peserta yang ingin Anda hadiri?
Harris mengatakan penting untuk mempertimbangkan kebutuhan calon peserta Anda, memastikan bahwa acara Anda dapat diakses semudah mungkin. Lokasi dan aksesibilitas di tempat harus selalu dipertimbangkan selama proses perencanaan.
Misalnya, tempat-tempat seperti National Automobile Museum, Nevada Museum of Art, dan Discovery Museum Reno semuanya dapat diakses dengan kursi roda. Ada juga transportasi ramah kursi roda dari bandara yang membantu membuat pengunjung penyandang disabilitas merasa disambut dan nyaman mengunjungi area tersebut.
Saat Anda merencanakan acara dan aktivitas selama rapat, penting juga untuk memikirkan faktor-faktor seperti jaringan dan jenis acara tatap muka yang mungkin Anda selenggarakan. Akankah ruang jaringan termasuk tempat duduk untuk peserta yang mungkin tidak dapat berdiri untuk waktu yang lama? Akankah ada opsi yang lebih mudah diakses bagi peserta yang mungkin tidak dapat berpartisipasi dalam aktivitas luar ruangan yang berat?
Mengapa
Inti dari perencanaan rapat adalah alasannya. Harris menyarankan untuk mengajukan pertanyaan, “Mengapa Anda memilih satu tempat daripada tempat lain untuk acara Anda?”
Untuk perencana yang melihat Reno sebagai tempat, Harris mengatakan mempertimbangkan opsi seperti teknologi yang dibutuhkan dan tingkat fleksibilitas mungkin menjadi kuncinya. Perencana lain lebih tertarik pada berbagai tempat di luar lokasi dan aktivitas area yang memberikan banyak kesempatan bagi peserta untuk terlibat satu sama lain. Menanyakan mengapa dapat membantu Anda mengonfirmasi bahwa Anda telah memilih lokasi yang tepat untuk menyelenggarakan acara Anda.
“Saat menarik peserta ke pertemuan Anda, W di jantung proses perencanaan adalah alasannya,” kata Harris. “Ingatkan anggota tentang ‘mengapa’ mereka untuk hadir. Menciptakan rasa kebersamaan bagi anggota akan memastikan pertemuan yang sukses yang diinginkan anggota Anda untuk kembali, tahun demi tahun.”
Ingin bantuan merencanakan acara Anda berikutnya dari pertemuan profesional yang dapat membantu Anda menyiapkan acara berikutnya agar sukses? Pelajari lebih lanjut dan mulailah merencanakan pertemuan Anda berikutnya di www.visitrenotahoe.com/meeting-planners.
(foto selebaran)
Sesudah anda beroleh web gitar sydney terpercaya maka cara selanjutnya adalah punya referensi angka keluaran sdy prize resmi. Dengan memiliki referensi tersendiri maka kamu bakal terhindar berasal dari praktek penipuan layaknya manipulasi hasil pengeluaran sdy. Anda hanya wajib mencocoknya hasil undian live draw result sdy kita bersama punya bandar. Langkah ini akan sebabkan kamu sulit untuk dikelabui oleh agen-agen nakal.
