3 Strategi untuk Mengelola Tim yang Kekurangan Staf

Berkat pengunduran diri yang berkelanjutan, banyak beban kerja karyawan telah meningkat ke tingkat yang tidak dapat dipertahankan. Ada beberapa solusi umum untuk kekurangan staf: mendistribusikan kembali pekerjaan, mempekerjakan karyawan pengganti, dan mengalihdayakan tugas-tugas tingkat rendah. Namun di tengah kekurangan talenta Great Resignation, banyak manajer menemukan bahwa solusi biasa mereka tidak cukup. Penulis menyajikan tiga strategi untuk manajer yang berjuang dengan tim yang kekurangan staf.

Dengan pengunduran diri pekerjaan masih naik 23% di atas tingkat pra-pandemi, banyak organisasi kekurangan staf. Ketika hanya beberapa karyawan yang mengundurkan diri, beban kerja mereka biasanya dapat didistribusikan kembali di antara karyawan yang tersisa. Memang, sumber daya berlimpah untuk membantu manajer membagi beban kerja secara adil dan membantu karyawan mengelola beban kerja yang meningkat. Namun, karena departemen 50 menjadi departemen 35 dan tim 10 menjadi tim tujuh, redistribusi beban kerja adalah solusi jangka panjang yang tidak dapat dipertahankan.

Selain mendistribusikan kembali pekerjaan, ada beberapa solusi umum untuk kekurangan staf: mempekerjakan karyawan pengganti dan mengalihtugaskan tugas-tugas tingkat rendah. Namun di tengah kekurangan talenta Great Resignation, banyak manajer menemukan bahwa solusi biasa mereka tidak cukup. Berikut adalah tiga strategi untuk manajer yang berjuang dengan tim yang kekurangan staf.

Pikirkan kembali Kalender Proyek

Salah satu cara tercepat untuk mengubah yang berkinerja tinggi menjadi berkinerja rendah adalah dengan mengalokasikan waktu mereka ke begitu banyak proyek berbeda sehingga mereka tidak punya waktu untuk berpikir secara mendalam. Misalnya, dalam pekerjaan saya dengan perusahaan asuransi global, ketika jumlah manajer treasury berkurang, seorang manajer treasury yang secara historis berkinerja tinggi mendapati dirinya menghabiskan 10% waktunya untuk masing-masing dari 10 tim proyek besar — ​​tanpa ada waktu luang untuknya. tanggung jawab pekerjaan individu. Hasilnya adalah kalender mingguan yang penuh dengan pertemuan ganda, beberapa tim yang frustrasi, dan hasil yang buruk.

Sangat penting untuk memprioritaskan proyek dan menunda apa yang Anda bisa. Misalnya, apakah ada? Betulkah perlu upgrade sistem setiap tahun, atau setiap tahun sebenarnya baik-baik saja? Apa yang tidak dapat Anda tunda perlu diterapkan secara lebih strategis dan dijadwalkan dengan lebih hati-hati — sebaiknya secara berurutan. Jika manajer perbendaharaan memiliki empat minggu yang dialokasikan untuk setiap proyek, dengan jeda seminggu di antaranya untuk kelebihan atau revisi proyek sebelumnya, masing-masing dari 10 proyek dapat diselesaikan dalam tahun ini, dan dengan dua minggu tersisa untuk beberapa PTO yang memang layak. . Meskipun mungkin tergoda untuk memperebutkan sumber daya yang langka dan menuntut proyek Anda adalah prioritas, sebagai seorang manajer, lebih penting untuk mendapatkan upaya fokus karyawan daripada waktu. Dengan kata lain, jangan hanya meraih apa pun yang bisa Anda dapatkan — bantu karyawan menjadi yang terbaik.

Prioritaskan Kebutuhan Klien Inti

Pengajaran bisnis tradisional menekankan pentingnya memiliki portofolio klien dan produk yang beragam untuk meminimalkan risiko dan membuat bisnis Anda lebih kuat. Memang, berfokus hanya pada beberapa klien besar berpotensi berbahaya. Namun, ketika Anda berada dalam situasi di mana Anda tidak dapat mengelola seluruh basis klien Anda dengan baik, memberi sedikit kepada semua orang dapat mendorong klien penting yang tidak puas untuk pindah.

Ini adalah tema yang berulang di seluruh industri (misalnya, investasi, asuransi, dan perawatan kesehatan) bahwa jumlah polis, pelanggan, atau pasien yang diharapkan untuk dikelola oleh seorang karyawan telah meningkat secara signifikan — terkadang bahkan dua kali lipat atau tiga kali lipat. Sebagai contoh, seorang manajer aset yang bekerja dengan saya di sebuah perusahaan jasa keuangan multinasional yang dua tahun lalu diharapkan untuk menelepon sekitar 60 klien per minggu sekarang memiliki beban klien 246 per minggu. Itu berarti kurang dari 10 menit per klien tanpa waktu yang dialokasikan untuk hal lain, seperti bertemu dengan klien baru atau melakukan riset pasar. Tidak ada klien yang mendapatkan layanan hebat dan karyawan itu bekerja berjam-jam dan terus-menerus di bawah tekanan luar biasa. Tidak mengherankan, mereka baru saja menerima pekerjaan baru.

Terkadang memprioritaskan klien melibatkan pemecatan klien, tetapi ada tindakan yang tidak terlalu drastis untuk dicoba. Misalnya, apakah setiap klien benar-benar membutuhkan panggilan telepon pribadi setiap minggu, atau mungkin ada yang puas dengan panggilan setiap kuartal disertai dengan email mingguan otomatis atau buletin bulanan? Juga pertimbangkan apakah algoritme atau bahkan penyortiran/pemfilteran grup sederhana di Excel dapat diperkenalkan untuk menentukan klien mana yang harus menjadi prioritas pada minggu tertentu — misalnya, mereka yang investasinya saat ini mengalami volatilitas pasar. Idealnya, solusi kelas menengah akan efektif dalam mengurangi beban kerja karyawan sambil mempertahankan basis klien Anda. Tetapi jika tidak, Anda mungkin perlu memprioritaskan klien inti Anda daripada memiliki portofolio klien yang besar.

Temukan Intervensi Cepat

Carilah intervensi yang secara substantif dapat meningkatkan pekerjaan sehari-hari karyawan dan dikuasai dalam waktu kurang dari seminggu. Misalnya, apakah ada cara untuk mengotomatisasi entri data, seperti mengubah formulir kertas menjadi formulir elektronik yang dimasukkan sendiri oleh klien? Bisakah mengajar karyawan beberapa rumus di Excel atau membuat template laporan menghemat berjam-jam perhitungan manual? Bisakah tiga tingkat persetujuan dikurangi menjadi satu, atau dapatkah jumlah dolar yang memerlukan persetujuan ditingkatkan? Bisakah repositori dokumen bersama digunakan untuk menghemat waktu pengerjaan proyek dalam mengintegrasikan umpan balik dari email 10 orang?

Atau, jika tugas yang lebih jarang — misalnya, laporan keuangan atau operasional bulanan — yang menjadi kutukan bagi keberadaan karyawan Anda, cobalah untuk membuat intervensi peningkatan proses menjadi lebih pendek (idealnya, sehari atau kurang). Jika Anda bisa, bawa konsultan eksternal atau sumber daya manusia untuk mengelola sebagian besar desain dan peluncuran intervensi untuk menghindari kelebihan tenaga kerja yang sudah kewalahan. Meskipun berinvestasi dalam peningkatan proses mungkin mahal, itu mungkin jauh lebih murah daripada merekrut, melatih, dan mengelola pintu putar karyawan yang semuanya frustrasi oleh proses yang rusak.

. . .

Berkat kekurangan staf, banyak beban kerja karyawan meningkat ke tingkat yang tidak dapat dipertahankan. Untuk tempat kerja yang menggunakan kru kerangka, sekaranglah waktunya untuk menerapkan intervensi peningkatan proses, memprioritaskan klien dan produk inti Anda, dan menugaskan karyawan Anda ke lebih sedikit proyek bersamaan — tidak lebih.